QAD TMS (QAD Transportation Management System) คือระบบการบริหารจัดการการขนส่งให้สามารถวางแผนการส่งสินค้าจากต้นทางไปยังปลายทางอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นด้านกระบวนการจัดการขนส่งสินค้าขาเข้าหรือขาออก การบริหารค่าใช้จ่ายสินค้า การแจ้งเตือนล่วงหน้าสำหรับการจัดส่ง รวมถึงคู่มือช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

สำหรับอุตสาหกรรมวิทยาศาสตร์เพื่อชีวิตหรือ Life Sciences ที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดในด้านการส่งออกของวัสดุอันตราย ยาที่มีวันหมดอายุ หรือสารชีวภาพ ซึ่งหากไม่ปฏิบัติตามกฏระเบียบ อาจส่งผลให้การจัดส่งล่าช้า คำสั่งยกเลิก ค่าปรับ และชื่อเสียงที่เสียหายได้ อย่างไรก็ตามเมื่อสุขภาพและความเป็นอยู่ของผู้คนขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ขององค์กร ส่งผลให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดจึงเป็นสิ่งสำคัญ ถึงแม้ว่ารายงาน Deloitte จะพบว่าหลายบริษัทที่เกี่ยวข้องกับ Life Sciences ไม่ได้มีมุมมองที่พร้อมรับความเสี่ยงดังกล่าว ซึ่งนี่เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้เกิดอุตสาหกรรมเหล่านี้มีความเสี่ยงมากขึ้น แต่ถ้าหากบริษัทและอุตสาหกรรมเหล่านี้ดำเนินการอย่างถูกต้อง และการปฏิบัติตามข้อกำหนด ก็อาจเป็นข้อได้เปรียบในตลาดการแข่งขันได้เช่นกัน

ประโยชน์ 3 ประการของการปฏิบัติตามมาตรฐานการค้า (Automating Trade Compliance)

การปฏิบัติตามกฎระเบียบนั้นอาจมีการเปลี่ยนแปลง จากผลิตภัณฑ์ที่เคยดำเนินการได้อย่างอิสระในปัจจุบัน อาจต้องเผชิญกับการควบคุมการส่งออกที่เข้มงวดในอนาคตก็เป็นได้ อย่างไรก็ตามระบบอัตโนมัติจะช่วยให้บริษัทสามารถลดความเสี่ยงได้ และมีประโยชน์ 3 ประการหลัก ดังนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพภายในองค์กร

กระบวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบแบบ Manual นั้นใช้เวลาและแรงงานมาก ซึ่งการตัดสินใจขององค์กรหลายแห่งขึ้นอยู่กับความรู้ของบุคลากร หากพนักงานเหล่านี้ไม่ทำการตัดสินใจในการทำงานก็อาจทำให้ประสิทธิภาพภายในองค์กรลดลง แต่สำหรับ Automating Trade Compliance นั้นQAD TMS จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินการได้ตรงตามข้อกำหนด เครื่องมือนี้จะนำข้อมูลประวัติ ข้อมูลการควบคุมแบบ Real-time และข้อมูลของ Partner รวมไปถึงข้อกำหนดทางธุรกิจที่ใช้สร้าง Workflow ในองค์กรได้เป็นอย่างดี

2. การติดตามการดำเนินงาน

ประโยชน์นอกเหนือจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Automating Trade Compliance แล้ว บริษัทด้าน Life Sciences มักมีความเสี่ยงในการตรวจสอบ และต้องสามารถพิสูจน์การปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ QAD TMS ยังช่วยพัฒนาการเข้าถึงและการรายงานการดำเนินงานทั่วโลกของคุณ ทั้งนี้ดังนั้นบริษัทบางแห่งอาจต้องการใบอนุญาตพิเศษหรือใบอนุญาตการทำงาน หรือขายผลิตภัณฑ์ในบางประเทศ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดคุณจะต้องสามารถแสดงหลักฐานการใช้งานใบอนุญาตและใบอนุญาตเหล่านี้เมื่อใดก็ตามที่เจ้าหน้าที่ต้องการตรวจสอบ หากคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการค้าโดยอัตโนมัติทุกขั้นตอน Workflow และรายงานจะถูกติดตาม จัดทำเอกสาร จัดระเบียบ และจัดเก็บไว้ เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต อย่างไรก็ดีหลักฐานเหล่านี้ที่ได้รับการตรวจสอบ จะช่วยให้บริษัทด้าน Life Sciences เหล่านี้ถูกบันทึกว่าดำเนินการถูกต้องตามข้อปฏิบัติ

3. ดูแลให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เมื่อบริษัทด้าน Life Sciences ใช้การปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการค้าอัตโนมัติ พวกเขาสามารถเรียกใช้การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบหลายรายการในเวลาที่รวดเร็วและง่ายดาย ทั้งนี้บริษัทส่วนใหญ่จะทำการตรวจสอบจากจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์กับลูกค้า แต่ด้วยโซลูชั่นอัตโนมัติของ QAD TMS ที่ช่วยทำให้คุณสามารถเรียกใช้การตรวจสอบการปฏิบัติตามกับทุกคำสั่ง เพื่อให้แน่ใจว่าการขายสามารถดำเนินการต่อไป ระบบอัตโนมัติในการปฏิบัติตามกฎระเบียบช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการทำงานเอง และให้แนวทางการลดความเสี่ยงที่สอดคล้องกับการค้าโลก

การประเมินโซลูชั่นการปฏิบัติตามมาตรฐาน Automating Trade Compliance

เมื่อบริษัทด้าน Life Sciences มีการประเมินโซลูชั่นที่สอดคล้องกับการค้า จึงเกิดคำถามสำคัญ 4 ข้อดังนี้:

1. โซลูชั่นมีการอัพเดท Real-time จากหน่วยงานกำกับดูแลทั่วโลกหรือไม่?
2. องค์กรของคุณมีการบริหารจัดการอย่างยืดหยุ่นในการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด จากผลิตภัณฑ์ พันธมิตร องค์กรหรือประเทศหรือไม่?
3. โซลูชั่นสามารถระบุและจัดการข้อกำหนดด้านลิขสิทธิ์ ตามประเทศ รายการ วันที่ ปริมาณ หรือมูลค่าได้หรือไม่?
4. เป็นไปได้หรือไม่ที่จะรวมการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบของการดำเนินการทั้งหมดเข้าด้วยกัน?

QAD TMS จะช่วยคุณได้อย่างไร?

นอกจากที่ QAD TMS จะเป็นระบบการจัดการการขนส่งแล้ว ยังสามารถสร้างเอกสาร การรายงานศุลกากร และเอกสารที่จำเป็นในการดำเนินการจัดส่งจะถูกจัดทำอย่างถูกต้อง ซึ่งรวมถึงเอกสารประกอบสำหรับผลิตภัณฑ์ Life Sciences เฉพาะทาง รวมไปถึงสินค้าอันตรายหรือสินค้าติดเชื้อเช่นเดียวกัน ซึ่งระบบ QAD TMS นั้นจะทำให้ลดกระบวนการที่ใช้เวลานานเหล่านี้ให้สั้นลง และลดต้นทุนในกระบวนการวิเคราะห์การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ดีด้วยการผสานรวมการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการบริหารการจัดการการขนส่งของ QAD TMS สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการและช่วยให้ลูกค้าของเราดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขอคำแนะนำฟรี! สำหรับ ERP ในอุตสาหกรรมการผลิตได้ที่ QAD ประเทศไทย 02 202 9369

ผู้เขียน

Anne Sexton

Anne เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดและการสื่อสารที่มีความหลงใหลในการสร้างเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรและภาพ เธอเขียนเกี่ยวกับการค้าการขนส่งและโลจิสติกส์ทั่วโลกอย่างกว้างขวาง

แหล่งที่มา

https://blog.qad.com/2019/01/mitigating-life-sciences-trade-compliance-risks/