IMRIS

De uitdaging:

EEN MANIER VINDEN OM KLINISCHE PROCEDURES TE VEREENVOUDIGEN MET TOEGANG TOT GESTROOMLIJNDE SYSTEMEN

IMRIS gebruikte tot voorheen een oudere versie van QAD Mobile Field Service (MFS). De verouderde technologie werd echter niet langer ondersteund, waardoor IMRIS de oplossing niet kon uitbreiden zoals nodig was voor de groeiende bedrijfsbehoeften.

“Ook ons klinische team stond voor een uitdaging. Zij zijn degenen die de ziekenhuizen ingaan, dus we wilden het hen makkelijker maken. Een belangrijk onderdeel daarvan is online toegang tot QAD zonder dat er een VPN nodig is. Omdat ze in het souterrain van ziekenhuizen werken, hebben ze geen sterke wifi-verbinding. Het was simpelweg niet praktisch om QAD te openen en steeds eerst verbinding te moeten maken met de VPN,” vertelt April Bardsley, senior bedrijfsanalist en projectmanager bij IMRIS.

“We hebben ook een klantenservicemanager die zeer gericht is op cijfers en KPI’s meten in verband met service calls, zoals de tijd tot de eerste reactie en de tijd die het kost om op locatie te komen. Het proces voor het verzamelen van deze data was in het huidige systeem te arbeidsintensief,” licht April toe.

In deze periode is Chris Myers als IT-directeur bij IMRIS gestart. “Toen ik begon, lichtte het team me in over de processen. Ik hoorde ook van de mensen in het veld dat er behoefte was aan een webinterface. Ik heb toen contact gezocht met het team van QAD, en zij hebben ons kennis laten maken met de eerste fase van de Adaptive UX-oplossing.”

“Toen ik de Adaptive UX van QAD zag, wist ik dat het een gemiste kans zou zijn voor onze organisatie om deze technologie niet beschikbaar te maken voor de gebruikers. Ik wist dat dit belangrijk was voor onze gebruikers om extensies toe te kunnen voegen aan de applicatie,” aldus Chris. 
 

De oplossing:

EEN UPGRADE NAAR QAD ADAPTIVE ERP EN DE ADAPTIVE UX IN COMBINATIE MET HET QAD ENTERPRISE PLATFORM

Guy Normandeau, bedrijfsanalist bij IMRIS, en April Bardsley hadden eerder al demonstraties gezien van de QAD Adaptive ERP en de krachtige, intuïtieve UX, maar ze dachten destijds dat een upgrade voor IMRIS geen optie was. Maar toen het team de nieuwste QAD Adaptive ERP-schermen zag, zagen ze de waarde in van navigatie afgestemd op de gebruiker. Ze waren ook te spreken over de mogelijkheid tot systeemuitbreidingen binnen het QAD Enterprise Platform.

Het QAD Enterprise Platform biedt fabrikanten de mogelijkheid om QAD Adaptive ERP af te stemmen op veranderende bedrijfs- en gebruikersbehoeften. Het platform maakt het met een moderne microservicearchitectuur mogelijk om functionaliteiten, data en processen uit te breiden, toe te voegen of aan te passen. Hiermee konden IMRIS-gebruikers hun schermen personaliseren op basis van rol, activiteit en gebruiker, waardoor ze makkelijker en sneller de benodigde data konden verzamelen op basis van hun rol binnen de organisatie.

De Adaptive User Experience (UX) van QAD is gebouwd op het QAD Enterprise Platform en biedt een aanpasbare, rolgebaseerde en moderne UX met personalisatiemogelijkheden en ingebouwde analytics. Dit biedt gebruikers een geoptimaliseerde ervaring, resulterend in verbeterde productiviteit, besluitvorming en werknemersresultaten. De inzichten die de ingebouwde analytics verschaffen, bieden meer zekerheid en een competitief dashboard voor het identificeren van en inspelen op disrupties.

“Het was voor mij meteen duidelijk dat deze nieuwe technologie ons veel zou opleveren. We waren het onze gebruikers verplicht om die voordelen zo snel mogelijk te realiseren,” vertelt Chris.

Chris had al ruime ervaring met andere ERP-systemen en overwoog zelfs om met IMRIS over te stappen op een ander systeem, maar toen hij de QAD Adaptive ERP zag, was hij verkocht. Hij realiseerde zich dat de oplossing de productiviteit aanzienlijk zou verhogen en het werknemers makkelijker zou maken. Daarnaast kon het bedrijf hierdoor de processen beter stroomlijnen en beheren, en cijfers en KPI’s sneller en eenvoudiger rapporteren. Maar om van deze voordelen te kunnen profiteren, moest eerst de infrastructuur van IMRIS worden geüpgraded en de QAD Adaptive ERP worden geïmplementeerd. 

“Ik benaderde ons Senior Leadership-team om een upgrade te bepleiten. Een van de doorslaggevende factoren was mijn overtuiging dat, wanneer iedereen de oplossing zou gebruiken, de productiviteit binnen alle afdelingen tien keer groter zou worden. En dat de werknemers ons er dankbaar voor zouden zijn. Ze kunnen hierdoor sneller hun werk doen en processen beter stroomlijnen,” licht Chris verder toe.

Nadat het IMRIS Senior Leadership-team het voorstel goedkeurde, ging het project in oktober van start en werd het in minder dan een jaar afgerond.

De voordelen:

DE QAD ADAPTIVE UX IN COMBINATIE MET HET QAD ENTERPRISE PLATFORM RESULTEERT IN EEN KORTERE REGISTRATIETIJD VAN SALES CALLS EN EEN SNELLERE AFHANDELING

IMRIS is zeer te spreken over de overstap naar QAD Adaptive ERP en de Adaptive UX. Het ontwikkelen en aanpassen van bedrijfsprocessen is aanzienlijk makkelijker en sneller geworden dankzij het QAD Enterprise Platform.

Het QAD Enterprise Platform biedt IMRIS de mogelijkheid om uit te breiden met nieuwe applicaties, die versie onafhankelijk, betrouwbaar en schaalbaar zijn. In het verleden heeft IMRIS een upgrade om aan de veranderende bedrijfsbehoeften te kunnen voldoen moeten uitstellen, omdat een overstap werd bemoeilijkt door de in de loop van de tijd gedane aanpassingen. Daarom erkende het bedrijf de waarde des te meer van de beschikbare functionaliteiten van het platform zonder de ontwikkeling uit te hoeven besteden. Guy Normandeau heeft de OpenEdge OOABL-applicatie van Progress en TypeScript toegepast om de extensies toe te kunnen voegen die nodig waren voor de unieke buitendienstprocessen van het bedrijf.

“Het platform is veel flexibeler. Het is nu zoveel makkelijker om schermen te creëren of velden en logica toe te voegen. Ik gebruik TypeScript wanneer het systeem direct actie vereist,” licht Guy toe.

“Guy is onze eigen expert! In de paar maanden dat we de oplossing nu hebben, ontwikkelt Guy de omgeving zoveel sneller dan hij in het oude systeem kon. En de aanpasbaarheid is ook daadwerkelijk bruikbaar, zonder te resulteren in een rigide systeem dat in de toekomst moeilijk upgradebaar wordt. Ik ben blij dat de vertrouwde kernfunctionaliteiten van QAD nu zijn vormgegeven in een nieuwe interface, die makkelijker te gebruiken, aan te passen en uit te breiden is,” vat April samen.

“Aan het begin van het project hebben we in samenwerking met QAD verschillende constructies opgezet om het succes van het project te kunnen meten. Twee van de belangrijkste parameters waren voor ons een kortere registratietijd van service calls en een snellere afhandeling met minder clicks,” vertelt April. “En met de nieuwe Adaptive UX zijn die verbeteringen zonder meer zichtbaar.”

“De nieuwe gestroomlijnde bedrijfsprocessen zijn ook door de gebruikers goed ontvangen, met uitsluitend positieve reacties. Ze zijn vooral te spreken over de makkelijke toegang tot het systeem via een browser zonder in te hoeven loggen op een VPN. De navigatie in het systeem is bovendien erg gebruiksvriendelijk. Buitendienstregistratie kan nu nog sneller worden afgehandeld, zelfs door sporadische gebruikers.”

“Gebruikers hebben geen idee dat de schermen die ze gebruiken in een op maat gemaakte extensie niet tot het standaard QAD-pakket behoren,” vertelt April.

Ook het IT-team van IMRIS vindt de overstap naar QAD Adaptive ERP en de Adaptive UX de upgrade waard. Gebruikers zijn nu productiever, processen vereisen minder clicks en kunnen sneller worden afgerond, en alle aanpassingen van het bedrijf worden tot in detail gedocumenteerd.

“We zijn zeer tevreden met hoe het project is verlopen. Er was zeker een leercurve, maar we hebben er veel van opgestoken. En het draait om de gebruikers, toch? Uiteindelijk willen we vooral dat de oplossing het hen makkelijker maakt. Het was zoveel makkelijker om onder de knie te krijgen,” deelt April. “Daar ben ik oprecht enthousiast over.”