AESICA PHARMACEUTICALS

De uitdaging:

EEN KRITIEKE DEADLINEWIJZIGING VEREIST EEN ZEER SNELLE RESPONS

Er vinden grote veranderingen plaats in de regelgeving omtrent productserialisatie en -tracering voor de mondiale farmaceutische markt. Het belangrijkste doel van de nieuwe vereisten is om de klantveiligheid te waarborgen, en ondertussen de namaak van geneesmiddelen te bestrijden, het terugroepproces te stroomlijnen en financiële verliezen te beperken.

Een groot percentage van de farmaceutische middelen die Aesica produceert, is voor de Chinese markt. De wereldwijde deadlines voor het voldoen aan de nieuwe serialisatieregels varieerden per land - tussen 2014 en 2017 - en de deadline van de China Food and Drug Administration (CFDA) lag 12 maanden in de toekomst. De stappen die gezet moesten worden om te voldoen aan de nieuwe Chinese regelgeving waren uiteengezet, met plannen die binnen het tijdsbestek van één jaar geïmplementeerd zouden worden.

Toen de Chinese overheid onverwacht besloot de deadline voor het voldoen aan alle productserialisatievereisten naar voren te verplaatsen, betekende dit een aanzienlijke uitdaging voor Aesica. Ineens was het tijdsbestek van twaalf maanden verkort naar slechts drie maanden.

"Deze vervroegde deadline was een enorme uitdaging voor Aesica Pharmaceuticals," vertelt Maurizio Beninati, IT-directeur bij Aesica Pharmaceuticals. "Het proces van voldoen aan de deadlines voor serialisatieregelgeving moest ineens per direct in gang worden gezet. Als we deze nieuwe deadline niet zouden halen, zouden we een aanzienlijke boete krijgen en misschien zelfs de toekomstige samenwerking met onze Chinese klanten in gevaar brengen."

De oplossing:

SNELLE ACTIE MOGELIJK GEMAAKT DOOR EEN GEZAMENLIJKE INSPANNING

QAD stak direct de handen ineen met het management van Aesica Pharmaceuticals om een alternatieve route uit te stippelen. Voor QAD Enterprise Applications Enterprise Edition (QAD EE) werd op dat moment een nieuwe serialisatiemodule ontwikkeld, waarin de nieuwe regelgeving was opgenomen. Een upgrade naar QAD EE, met de nieuwe serialisatiemodule, bleek het antwoord. Door hard en snel te werken, hadden QAD en Aesica Pharmaceuticals in slechts drie weken een presentatie klaar voor goedkeuring van hogerop.

Al snel daarna werd de QAD EE-upgrade in gang gezet, waarbij het onderzoeks- en ontwikkelteam van QAD rechtstreeks samenwerkte met de informatietechnologiegroep van Aesica Pharmaceuticals aan de nieuwe serialisatiemodule.

Drie maanden na het initiële verzoek voldeed Aesica Pharmaceuticals volledig aan de nieuwe serialisatievereisten.

"Die drie maanden waren stressvol, maar zeer productief. Het is indrukwekkend wat je kunt bereiken met motivatie, expertise en samenwerking," vertelt Beninati.

De voordelen:

DE NIEUWE DEADLINE GEHAALD EN DE CHINESE INKOMSTENSTROOM VEILIGGESTELD

Met behulp van QAD wist Aesica Pharmaceuticals de vervroegde deadline te halen. De relatie met de klanten in de Chinese farmaceutische industrie is nog altijd goed en klaar voor toekomstige groei.

De keuze om QAD in Italië te behouden en upgraden als ERP-systeem, bleek dus de juiste. Ook in de andere markten waarin Aesica Pharmaceuticals actief is, zal de serialisatiemodule worden gebruikt om de verschillende deadlines te halen.

Daarnaast heeft Aesica Pharmaceuticals in de nieuwe Enterprise Financials-module een complete alles-in-een-oplossing gevonden voor de financiële behoeften en procedures van de onderneming. Het aantal applicaties is uitgedund tot slechts de essentials, waarmee het doel is bereikt van alle bedrijfsprocessen onderbrengen in één complete ERP-oplossing.

Aesica Pharmaceuticals kan nu:

• Individuele verpakkingseenheden identificeren tot op het niveau van de kleinste verkoopeenheid

• Serienummers van individuele eenheden aggregeren terwijl pakketten worden samengevoegd, verpakt en op transportpallets worden geplaatst

• Ieder doosje medicijnen naadloos traceren en volgen

• Serienummers delen met de juiste overheidsinstanties zodra producten geproduceerd en geïmporteerd zijn

De upgrade naar QAD EE heeft Aesica Pharmaceuticals meer gebracht dan alleen het voldoen aan de vervroegde serialisatiedeadline: ook kon het bedrijf hiermee Aesica UK laten zien dat ze succesvol hebben ingespeeld op een onverwachte verandering.