Czym jest oprogramowanie ERP i do czego jest używane w firmie?

 

Definicja Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning - ERP)

ERP to skrót od angielskiego "Enterprise Resource Planning" (Planowanie Zasobów Przesiębiorstwa) i odnosi się do oprogramowania i systemów używanych do planowania i zarządzania całym głównym łańcuchem dostaw, produkcji, usług, zasobów finansowych i innych procesów organizacji. Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) może być wykorzystywane do automatyzacji i upraszczania poszczególnych działań w całej firmie lub organizacji, takich jak księgowość i zaopatrzenie, zarządzanie projektami, zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie ryzykiem, zgodność i operacje w łańcuchu dostaw.

Poszczególne aplikacje ERP mogą oferować oprogramowanie jako usługę (SaaS), podczas gdy cały pakiet aplikacji ERP tworzy kompletny system ERP, który może być używany do efektywnej komunikacji i łączenia procesów biznesowych w celu umożliwienia przepływu danych pomiędzy aplikacjami, zazwyczaj poprzez wspólne bazy danych, lokalne lub w chmurze.

Systemy ERP łączą wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa. Oprogramowanie ERP pozwala na zwiększenie wydajności i lepsze zarządzanie projektami, które pomagają planować, budżetować, przewidywać i dokładnie raportować kondycję finansową organizacji i procesów.

 

Krótka historia ERP

Po raz pierwszy termin "ERP" został użyty w latach 90-tych XX wieku przez Grupę Gartner, ale oprogramowanie i systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa są wykorzystywane w przemyśle wytwórczym od ponad 100 lat i nadal ewoluują wraz ze zmianami i rozwojem przemysłu.

Historia/linia czasu ERP:

  • 1913: Inżynier Ford Whitman Harris opracowuje model ekonomiczny EOQ (Economic Order Quantity), system do planowania produkcji stworzony "na papierze".
  • 1964: Firma produkująca narzędzia, Black and Decker, wdraża pierwsze rozwiązanie do planowania wymagań materiałowych (MRP), które łączy EOQ z komputerem typu mainframe.

  • Lata 1970-1980: Technologie komputerowe ewoluują, a oprogramowanie koncepcyjne obsługuje działania biznesowe poza produkcją w tym finanse, dane dotyczące zasobów ludzkich i zarządzanie relacjami z klientami (CRM).

  • 1983: Zostaje opracowany MRP II, który zawiera "moduły" i zintegrowane podstawowe komponenty produkcyjne oraz zadania produkcyjne we wspólnym systemie danych.

  • Lata 1990-2000: Grupa Gartner definiuje pojęcie "ERP", aby odróżnić je od systemów opartych wyłącznie na MRP. Systemy ERP zostały rozbudowane i obejmują inteligencję biznesową przy jednoczesnej obsłudze innych funkcji, takich jak automatyzacja sprzedaży (SFA), automatyzacja marketingu i e-commerce.

  • Lata 2000-2005: Pojawiają się rozwiązania ERP oparte na chmurze, producenci oprogramowania ERP tworzą produkty "Internetowe", stanowiące alternatywę dla tradycyjnych modeli klient-serwer.

  • Dzisiaj: "Oprogramowanie jako usługa" (SaaS) i "Wszystko jako usługa" (XaaS) oferują nowe modele dostarczania oprogramowania ERP. Zdalny dostęp do rozwiązań ERP w chmurze zapewnia rozwiązania mobilne, bezpieczeństwo i integrację ze zmieniającymi się branżami i inteligentnymi technologiami, w tym integrację z Internetem of Tings (IoT), Internetemof Everything (IoE), a nawet mediami społecznościowymi, aby zapewnić kompleksowe rozwiązania dla każdej branży.
 

Jak działa system ERP?

 

Głównym celem systemu ERP jest zwiększenie efektywności organizacyjnej firmy poprzez zarządzanie i poprawę sposobu wykorzystania jej zasobów. Poprawa i / lub zmniejszenie liczby niezbędnych zasobów bez obniżania jakości i wydajności są kluczem do skutecznego rozwoju biznesu i rentowności.

Systemy ERP zwykle obejmują wszystkie aspekty działalności firmy i zapewniają:

  • Zintegrowany system
  • Wspólna baza danych
  • Praca w czasie rzeczywistym
  • Wsparcie dla wszystkich aplikacji/komponentów
  • Wspólny interfejs użytkownika dla całej aplikacji/komponentów
  • Wdrożenie lokalne, w chmurze lub w systemie SaaS (Software-as-a-Service)

Oprogramowanie ERP ma możliwość zbierania i porównywania metryk w różnych działach oraz dostarcza szeregu różnych raportów opartych na podstawie ról lub konkretnych preferencji użytkownika. Zebrane dane sprawiają, że wyszukiwanie i raportowanie jest szybsze i daje pełny obraz wyników biznesowych z wglądem w to, jak zasoby są wykorzystywane.

ERP synchronizuje raportowanie i automatyzację poprzez wyeliminowanie potrzeby prowadzenia oddzielnych baz danych i arkuszy kalkulacyjnych, które trzeba łączyć manualnie w celu wygenerowania raportów. To połączone zbieranie danych i raportowanie oferuje cenny wgląd, który umożliwia obniżenie kosztów i usprawnienie procesów dostarczając informacji do podejmowania decyzji biznesowych w czasie rzeczywistym.

 

Rodzaje systemów ERP i opcje wdrażania oprogramowania ERP

Oprogramowanie ERP jest uważane za rodzaj "aplikacji korporacyjnej", jest to oprogramowanie zaprojektowane w celu zaspokojenia potrzeb organizacji w zakresie niezbędnego oprogramowania i poprawy wyników biznesowych. Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów ERP w zależności od wielkości, funkcji i potrzeb organizacji. Rodzaje systemów ERP zazwyczaj zależą od sposobu ich wdrażania i obejmują ERP w chmurze, lokalne ERP dostępne na urządzeniu i ERP hybrydowy (niektóre systemy w chmurze, a niektóre lokalnie).

Każdy system ERP jest dostosowany do obsługi różnych aspektów działalności gospodarczej, spełnia wymagania biznesowe danej organizacji i może mieć różny sposób wdrażania.

Big Business ERP vs. Small Business ERP

W przeszłości, "big business ERP" skierowane było do dużych organizacji, które często wdrażały je lokanie i miały odpowiednią ilość zasobów w postaci wsparcia IT, analizy danych, dostosowania, aktualizacji i wdrażania swoich rozwiązań programowych.

Zwrot "Small Business ERP" lub "SME ERP" (small and medium-sized enterprise) powszechnie odnosi się do systemów oprogramowania ERP z aplikacjami do zarządzania przedsiębiorstwem, tworzonego dla zaspokojenia potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw.

Obecnie zwroty te są rzadko używane ponieważ najważniejszym czynnikiem jest nie wielkość firmy ale to, czy system ERP spełnia obecne i przyszłe wymagania biznesowe organizacji bez względu na jej wielkość. Konieczne jest aby wybrać taki system ERP, który nie wymaga kosztownych modyfikacji, adaptuje się do szybkiego tempa zmian biznesowych, można dostosować do przyszłych technologii i który spełnia inne zidentyfikowane wymagania.

Rodzaje systemów ERP: Chmura vs Oprogramowanie Lokalne vs Hybryda

Istnieją trzy główne rodzaje systemów ERP w zależności od modelu wdrożenia. Najczęstsze typy systemów ERP to ERP w chmurze, lokalne ERP dostępne na urządzeniu i ERP hybrydowy. 

  • Lokalne oprogramowanie ERP jest wdrażane "na miejscu" i utrzymywane w fizycznej przestrzeni biurowej w organizacji, instalowane jest na własnych komputerach i serwerach firmy dla pełnej kontroli, wsparcia i własności całego systemu po wdrożeniu.
  • Oprogramowanie ERP w chmurze jest rozwiązaniem internetowym, znanym jako oprogramowanie jako usługa (SaaS), gdzie organizacja przechowuje dane w chmurze i uzyskuje do nich dostęp z dowolnego urządzeniu z dostępem do Internetu, zazwyczaj poprzez zakup abonamentu. Wsparcie, aktualizacje, szkolenia i elastyczne dostosowania obsługiwane są przez dostawcę oprogramowania.
  • “Hybrydowe” oprogramowanie ERP odnosi się do połączonego wdrożenia rozwiązań systemowych ERP opartych na chmurze i wdrożeniu lokalnym. Połączenie usług hostingowych i wdrożeniowych różni się w zależności od dostawcy. Model hybrydowy zapewnia użytkownikom systemów ERP elastyczność w zakresie migracji pomiędzy modelami dostaw lub zintegrować korzyści, które nie są dostępne w istniejącym wdrożeniu.

Różni dostawcy ERP oferują różne opcje wdrożenia. Kombinacje opcji, często określane jako "hybrydowe" wdrożenie może oferować połączenie hostingu i usług wdrożeniowych. Model ten zapewnia użytkownikom ERP elastyczność migracji pomiędzy modelami dostaw, lub zintegrować korzyści, które nie są dostępne w istniejącym wdrożeniu.

W jakich branżach może być stosowany system ERP?

Oprogramowanie ERP może być używane w każdej branży, aby pomóc firmie zwiększyć wydajność. ERP zapewnia skuteczne narzędzie do komunikacji, które pomaga zarządzać przepływem informacji między działami wewnętrznymi i zewnętrznymi, pomaga w codziennych działaniach zarządzania projektami, śledzi przestrzegania wytycznych oraz wspiera w zajmowaniu się codziennymi zawiłościami wynikającymi z prowadzenia działności gospodarczej.

Ze względu na korzenie ERP w produkcji, istnieją solidne, specyficzne dla branży systemy ERP, które zaspokajają potrzeby różnych gałęzi przemysłu wytwórczego. Systemy ERP są bardzo zróżnicowane i stanowią kluczową część wielu gałęzi przemysłu, w tym, ale nie tylko:

  • Produkcja
  • Maszyny i podzespoły przemysłowe

  • Budownictwo i modernizacja domu

  • Elektronika i technoligia

  • Motoryzacja

  • Aeronautyka i obrona

  • Opieka zdrowotna, farmaceutyka i nauki biologiczne

  • Agrobiznes, gospodarka rolna i rolnictwo

  • Przemysł spożywczy

  • Opieka zdrowotna i gościnność

  • Odzież, towary konsumpcyjne i handel detaliczny

Z czasem systemy ERP rozrosły się o wsparcie dla innych aplikacji i "modułów ERP", które wspierają codzienne funkcjonowanie biznesu. W wielu systemach ERP, te wspólne obszary funkcjonalne są zgrupowane w moduły ERP, w tym, ale nie tylko:

  • Rachunkowość i finanse
  • Księgowość
  • Zasoby ludzkie
  • Produkcja Procesowanie zamówień
  • Zarządzanie łańcuchem dostaw
  • Zarządzanie projektami
  • Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
  • Obsługa danych
 

When Does Your Business Need ERP?

Rozwój biznesu często koncentruje się na celach, które pokrywają się z krótko- i długoterminowym wzrostem firmy, jak również na analizie potencjalnych wyzwań biznesowych. Prowadzenie regularnej analizy systemów i procesów pomaga określić, kiedy firma może potrzebować integracji systemu ERP.

Rozwiązanie ERP powinno być brane pod uwagę, gdy istniejące systemy i procesy biznesowe:

  • Już nie działają lub nie są wystarczająco efektywne (są ograniczone / istnieje blokada "wąskiego gardła")
  • Nie wspierają już rozwoju firmy
  • Brak jest aktualnych wymogów bezpieczeństwa mających na celu ograniczenie ryzyka

Zidentyfikowanie wadliwych procesów jest ważne dla rozwoju i znalezienia obszarów wymagających poprawy. Oto kilka przykładów możliwości, które mogą sygnalizować, że proces nie wspiera już rozwoju firmy:

  • Użycie/poleganie w dużej mierze na oddzielnych bazach danych/ arkuszach kalkulacyjnych/programach, które wymagają ręcznego procesu zarządzania danymi i nie są regularnie synchronizowane
  • Informacje i dane analityczne są trudno dostępne i/lub nieaktualne
  • Codzienne procesy takie jak księgowość w formie papierowej, sprawozdawczość finansowa itp. są trudne lub nadmiernie czasochłonne
  • Sprzedaż i doświadczenia klientów cierpią z powodu niedokładnych lub niekompletnych danych i powodują spadek jakości i niezawodności usług
  • Niewydajne/złożone/skomplikowane procesy informatyczne. Obecne systemy nie są elastyczne (mają złą skalowalność) i są fragmentaryczne
  • Dział IT poświęca dużo czasu na naprawę/przetwarzenie starszych systemów, aby nadążyć za rozwojem
  • Brak wsparcia dla nowych i zaawansowanych technologii, takich jak IoT, sztuczna inteligencja, itp.

Po zidentyfikowaniu wadliwych procesów, przedsiębiorstwa mogą podjąć kolejne kroki w celu sprostania tym wyzwaniom biznesowycm i wsparcia rozwoju biznesu.

 

Jak ERP może pomóc rozwijać biznes?

Systemy ERP są wykorzystywane do pomocy przedsiębiorstwom każdej wielkości w pokonywaniu wyzwań - od małych firm do ogromnych przedsiębiorstw. Wczesne praktyki biznesowe mogą nie nadążać za rosnącym popytem i może istnieć potrzeba korzystnia z bardziej wydajnych narzędzi biznesowych, takich jak system ERP, aby skutecznie zarządzać systemami i zasobami przedsiębiorstwa.

Oprogramowanie ERP przynosi wiele korzyści dla dobrego funkcjonowania i rozwoju firmy.

Korzyści i wartość biznesowe ERP

  • Oszczędność kosztów i poprawa efektywności zwrotu z inwestycji. Większa produktywność i wydajność dzięki integracji i automatyzacji, którą zapewnia oprogramowanie ERP
  • Większy wgląd w działania biznesowe. Lepsze podejmowanie decyzji dzięki jednemu zagregowanemu źródłu danych
  • Zarządzanie zgodnością z przepisami prawa. Zarządzanie i monitorowanie zgodności ze standardami regulacyjnymi, a nawet tworzenie alarmów o braku zgodności
  • Zapobieganie i zmniejszanie ryzyka. Automatyzacja podstawowych operacji biznesowych, zadań manualnych i raportowania. Zmniejszenie liczby błędów ludzkich oraz uwolnienie czasu i zasobów pracowników
  • Usprawnienie i poprawa współpracy. Przełamywanie barier komunikacyjnych dla skutecznej współpracy i koordynacji w celu poprawy wydajności pracy
  • Poprawa niezawodności łańcucha dostaw i sieci dystrybucji. Wykorzystanie MRP zorientowanego na popyt do prognozowania podaży i popytu oraz przygotowania się na zmiany w zamówieniach i łańcuchu dostaw
  • Skalowalność. Spójna infrastruktura umożliwiająca sprawne działanie, która rozwija się wraz z rozwojem Twojej firmy
  •  Optymalizacja zarządzania relacjami z klientami, partnerami, dostawcami oraz usługami, dzięki łatwemu i bezproblemowemu dostępowi do informacji
 

Jak wybrać system ERP

Wybór i wdrażanie systemu ERP może być trudnym zadaniem biorąc pod uwagę dużą ilości dostępnych rozwiązań do wyboru. Przy wyborze systemu ERP, ważne jest, żeby oprogramowanie spełniało wszystkie potrzeby firmy i wspierało osiąganie założonych celów, a jednocześnie niezbędne jest posiadanie odpowiedniego wsparcia wymaganego do wdrożenia systemu ERP.

Oto krótka lista kontrolna pomocna przy porównaniu dostępnych systemamów ERP, która może pomóc w zawężeniu opcji wyboru

 

Lista kontrolna dotycząca wyboru systemu ERP

Czy oprogramowanie ERP / dostawca systemu ERP, który jest rozpatrywany:

  • Spełnia Twoje wymagania systemowe?
  • Jest w stanie pomóc osiągnąć Twojej fimie założone cele?
  • Może być zintegrowany i jest kompatybilny z już wykorzystwanymi systemami?
  • Ma sieć partnerską umożliwiającą otrzymanie lokalnego wsparcia?
  • Oferuje szkolenia i wsparcie?
  • Posiada referencje i rekomendacje od klientów?
  • Kładzie nacisk na rozwój i korzystanie z nowych technologii i adaptuje się zmian i wyzwań?

Gdy opcje wyboru systemu ERP zostały zawężone do rozwiązań, które są najbardziej zgodne z obecnie używanymi systemami i celami, pomocne jest przedstawienie funkcji systemów i korzyści z nich płynących osobom decyzyjnym w organizacji. Wsparcie osób decyzyjnych może mieć pozytywny wpływ na przyjęcie i wdrożenie systemu ERP w całej firmie.

 

Rozpocznij pracę z ERP

Nie wiesz od czego zacząć (lub jak kontynuować) swoją podróż z ERP? Niezależnie od tego, czy nadszedł czas, aby przenieść swój system do chmury, czy chcesz usprawnić procesy biznesowe w swojej firmie, nasz globalny zespół ekspertów ERP jest gotowy do pomocy.

 

Zasoby ERP

  • Dowiedz się więcej o QAD Adaptive ERPQAD Adaptive Applications
  • Dowiedz się o rozwiązaniach QAD stworzonych dla globalnej produkcji
  • Jakie usługi oferuje QAD?
  • Czym jest Adaptacyjne Przedsiębiorstwo Produkcyjne?
  • Kontakt z QAD
  • Blog QAD