TSUBAKIMOTO UK LTD.

Die Herausforderung:

DIE EXPANSION DES UNTERNEHMENS MACHT EINE AUFRÜSTUNG UND EINEN WECHSEL IN DIE CLOUD ERFORDERLICH

Tsubakimoto UK ist seit vielen Jahren QAD-Kunde, der bis zum kürzlichen Wechsel in die Cloud eine On-Premise-Lösung verwendete.  

Während das vor Ort installierte System für den bestehenden Umfang der britischen Niederlassung ausreichend war, wurden die Anforderungen durch die Expansion und den geplanten Bau einer neuen Produktionsstätte in Tschechien erheblich erweitert.

Es sollte ein gemeinsames System für die Standorte UK und Tschechien eingerichtet werden, ohne dass eine lokale IT-Abteilung im neuen tschechischen Werk zur Wartung notwendig sei.

„Da es sich bei dem tschechischen Werk um einen Neubau handelte, der keine IT-Abteilung vor Ort haben würde, wollten wir, dass die Dokumentation und Kommunikation in der QAD-Cloud läuft und über das aktuellste ERP-System verfügt, wenn das Werk in Betrieb geht“, erklärt Laurence Headington, ICT Manager, Tsubakimoto UK.  „Wir wollten auch ein für beide Standorte nutzbares System, was bedeutete, dass das britische Werk auf dem neuesten Stand sein musste.“

Die Lösung:

ERSTELLUNG EINER PLANVORLAGE FÜR DIE NEUINSTALLATION UND DAS PARALLELE UPGRADE

In Zusammenarbeit mit QAD stellte Tsubakimoto UK fest, dass die zuverlässigste und flexibelste Lösung darin bestand, zunächst die aktuelle ERP-Version des britischen Werks in die QAD Cloud zu verlagern (lift and shift). Mithilfe von QAD Effective On Boarding – einer Methode, die auf branchenüblichen Best Practices für Unternehmen basiert, die eine Reduzierung der Implementierungszeit und der Betriebskosten anstreben – konnte Tsubakimoto UK eine Vorlage für die Implementierung im tschechischen Werk erstellen.

Nachdem die Umstellung auf die Cloud abgeschlossen war, nutzte Tsubakimoto UK die Gelegenheit, die Geschäftspraktiken zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.

„Mithilfe des QAD-Teams und des Easy On Boarding-Prozesses haben wir Übungen zur Entwicklung von Prozesslandkarten zusammengestellt und ein Business Process Workbook am britischen Standort erstellt", erklärt Headington. "Als wir das britische Werk auf die neueste Version umstellten, half die Vorarbeit mit QAD dabei sicherzustellen, dass alle unsere Geschäftsprozesse in einem einheitlichen Format implementiert und vollständig dokumentiert wurden."

Das Workbook wurde dann am tschechischen Standort als Grundlage für die Implementierung des neuen Werks verwendet, anhand der erarbeiteten Prozessabläufe. Dies ermöglichte ein genaues und vollständiges Pilotverfahren im Konferenzraum und eine Sensibilisierung der Nutzenden. Sie erhielten Informationen darüber, welche Testschleifen für die Prozesse nötig waren und wie sich die Zuständigkeiten der Abteilungen abgrenzen.

Die ersten Phasen des Projekts, einschließlich der Umstellung auf die QAD-Cloud, die Bewertung der Prozesse und die Erstellung des Workbooks, dauerten nur vier Monate. Das Upgrade war zügig abgeschlossen und die Implementierung des tschechischen Standorts folgte kurz darauf – das Go-live erfolgte in etwas mehr als drei Monaten.

„Der tschechische Standort ähnelt dem britischen sehr: Es produziert und liefert ähnliche Produkte für den gleichen Kundenstamm. Wir vereinbarten, dass wir die bewährte britische QAD-Vorlage als Grundlage für die ERP-Installation in Tschechien verwenden würden“, fährt Headington fort. „Die Verwendung der Prozessvorlage erleichterte die Implementierung im tschechischen Werk erheblich, ermöglichte eine effiziente Schulung der Belegschaft und stellte sicher, dass die Konfiguration des tschechischen Systems ein Spiegelbild des britischen Standorts ist.“

Die Vorteile:

STRUKTURIERTER UMZUG IN DIE QAD CLOUD UND UPGRADE FÜHREN ZU EINEM GESPIEGELTEN SYSTEM BEI ALTEM UND NEUEM STANDORT

„Der Wechsel zu QAD ERP in der Cloud hat sich für uns als sehr zuverlässig und konsistent erwiesen“, bemerkt Headington. „Es gab nur minimale Unterbrechungen, was sehr hilfreich war.“

„Der Ansatz von QAD, über unsere Gateways zu arbeiten, ergibt Sinn“, fügt Owen Davis, Supply Chain Manager, Tsubakimoto UK, hinzu. „Die Qualität des Endprodukts hängt sehr vom Engagement ab. Der strukturierte und konsistente Ansatz von QAD stellt sicher, dass nichts übersehen wurde, was bei einem Projekt wie diesem von entscheidender Bedeutung ist.“

Als Teil des Upgrade-Projekts hat Tsubakimoto UK auch QAD Cloud EDI. integriert. Dadurch entfiel eine Vielzahl von EDI-Verbindungen und eine EDI-Software vor Ort.

„EDI ist komplex und kritisch. Die Auslagerung an einen Dienst, der alle EDI-Vorgänge abwickelt und über das nötige Fachwissen verfügt, um diese innerhalb der erforderlichen Fristen zu verwalten, hat dazu beigetragen, dass unser EDI-Prozess verlässlicher und belastbarer geworden ist“, so Davis. „Darüber hinaus war es mit der Einbindung des tschechischen Standorts viel einfacher, die EDI-Anforderungen zu integrieren, als wenn wir dies vor Ort getan hätten. QAD hat uns dabei geholfen, den Übergang nahtlos zu gestalten.“

„Tsubakimoto UK ist jetzt in einer großartigen Position, um in die Zukunft zu gehen“, fügt Headington hinzu. Einige der Bereiche, die Tsubakimoto UK in Zukunft nutzen möchte, sind:

• QAD Automation Solutions für eine flexiblere und integrierte Datenerfassungslösung, die den Zeitaufwand für die Erfassung von Bestandstransaktionen reduziert und mehr Kontrolle über den Etikettendruck bietet.

• QAD Adaptive ERP für eine einheitliche Benutzeroberfläche und eine Lösung, die auf mehreren Geräten verwendet werden kann.

„Meiner Meinung nach wurde alles hervorragend umgesetzt“, fasst Headington zusammen. „QAD hat eine Methodik, die sehr gründlich und detailliert ist. Das war eine wichtige Komponente für den Erfolg des Projekts.“