TSUBAKIMOTO UK LTD.

Le challenge :

L'EXPANSION DE LA DIVISION NÉCESSITE UNE MISE À NIVEAU ET UN PASSAGE AU CLOUD

Tsubakimoto UK est client de QAD depuis de nombreuses années, utilisant une solution sur site jusqu'à leur récent passage au cloud.

Bien que leur système sur site fonctionnait de manière adéquate pour le périmètre existant de la division britannique, le développement et les plans de construction d'une nouvelle installation de fabrication en République tchèque ont considérablement élargi les besoins de la division.

Les plans incluaient l'utilisation d'un système commun entre les sites britanniques et tchèques sans département informatique local à la nouvelle usine tchèque.

« Étant donné que la nouvelle usine tchèque était une construction neuve sans département informatique sur place, nous voulions qu'elle soit dans le cloud QAD et qu'elle dispose du système ERP le plus à jour lors de sa mise en service », commente Laurence Headington, directeur informatique de Tsubakimoto UK. « Nous voulions également un système aligné entre les deux sites, ce qui signifiait que l'usine britannique devait être à jour. »

La solution :

CRÉER UN MODÈLE POUR LA MISE EN ŒUVRE DE NOUVEAUX SITES TOUT EN METTANT À JOUR LES ANCIENS

En collaboration avec QAD, Tsubakimoto UK a déterminé que la solution la plus fiable et flexible consistait à d'abord « soulever et déplacer » la version actuelle de l'ERP de l'usine britannique vers le cloud QAD. En utilisant QAD Effective On Boarding – une méthodologie basée sur les bonnes pratiques de l'industrie pour les entreprises cherchant à réduire les délais de mise en œuvre et le coût de possession – Tsubakimoto UK a pu créer un modèle pour l'implémentation dans son usine tchèque.

Une fois le passage au cloud terminé, Tsubakimoto UK a saisi l'occasion pour revoir et modifier les pratiques commerciales si nécessaire.

« Avec les conseils de l'équipe QAD et le processus Easy On Boarding, nous avons mis en place des exercices pour développer des cartes de processus et créé un Business Process Workbook sur le site britannique », note Headington. « Lorsque nous avons mis à jour l'usine britannique vers la dernière version, le travail préparatoire effectué avec QAD a permis de garantir que tous nos processus commerciaux étaient mis en œuvre et entièrement documentés de manière cohérente. »

Le workbook a ensuite été utilisé sur le site tchèque comme base pour l'implémentation de la nouvelle usine – avec tous les éléments disponibles sous forme de flux de processus facilement lisibles. Cela a également permis de mettre en place un pilote de salle de conférence rigide et complet et un processus de formation des utilisateurs avec des détails sur les tests requis pour chaque processus, ainsi que la délimitation des départements responsables.

Les premières étapes du projet, y compris le « lift and shift » vers le cloud QAD, l'évaluation des processus et la création du workbook, n'ont pris que quatre mois. La mise à jour a été rapidement achevée et l'implémentation du site tchèque peu après – avec une mise en service en un peu plus de trois mois.

« Le site tchèque est très similaire au site britannique, produisant et fournissant des produits similaires pour la même clientèle. Il a été convenu que nous utiliserions le modèle QAD prouvé du Royaume-Uni comme base pour l'installation de l'ERP en République tchèque », continue Headington. « Utiliser le modèle a rendu l'implémentation de l'usine tchèque beaucoup plus facile, a permis une formation efficace et a assuré que la configuration du système tchèque soit pratiquement une image miroir du site britannique. »

Les avantages :

UNE TRANSITION STRUCTURÉE VERS LE CLOUD QAD ET UNE MISE À NIVEAU PERMET DES SYSTÈMES MIROIRS ENTRE LE SITE ÉTABLI ET LE NOUVEAU SITE

« Passer à QAD ERP dans le cloud s'est avéré très fiable et cohérent pour nous », remarque Headington. « Il y a eu peu de perturbations, ce qui a aidé dans tous les domaines de l'entreprise. »

« L'approche de QAD pour travailler à travers nos passerelles a du sens », ajoute Owen Davis, responsable de la chaîne d'approvisionnement, Tsubakimoto UK. « La qualité du produit final dépend entièrement de l'effort que vous y mettez, et l'approche structurée et cohérente de QAD assure que rien n'est oublié, ce qui est vital dans un projet comme celui-ci. »

Dans le cadre du projet de mise à jour, Tsubakimoto UK a également inclus QAD Cloud EDI. Cela a éliminé le besoin de multiples connexions EDI et de logiciels EDI sur site.

« L'EDI est complexe et critique, et externaliser cela vers un service unique qui gère tous les EDI et dispose de l'expertise pour le gérer dans les délais requis a aidé à rendre notre EDI plus fiable et résilient », note Davis. « De plus, avec l'introduction du site tchèque, intégrer leurs exigences EDI a été beaucoup plus facile que si nous l'avions fait sur site. QAD a aidé à rendre la transition transparente. »

« Tsubakimoto UK est maintenant en excellente position pour l'avenir », ajoute Headington. Certaines des zones que Tsubakimoto UK envisage d'utiliser à l'avenir sont :

• QAD Automation Solutions pour une solution de collecte de données plus flexible et intégrée qui réduira le temps passé à enregistrer les transactions d'inventaire et fournira un meilleur contrôle sur l'impression des étiquettes.
• QAD Adaptive ERP pour une interface utilisateur cohérente et une solution pouvant être utilisée sur plusieurs appareils.

« De mon point de vue, tout a été très bien géré », conclut Headington. « QAD a une méthodologie très rigoureuse et très détaillée. C'était un composant majeur dans le succès du projet. »