ถ้าวันนี้เป็นวันที่องค์กรของคุณจะต้อง Go-live สิ่งแรกที่จะรักษาผลประโยชน์ให้กับองค์กรของคุณให้สำเร็จตามเป้าหมายก็คือ การวางแผนการใช้งาน เพียงเท่านี้องค์กรของคุณก็พร้อมที่จะ Go-live ได้อย่างมั่นใจ

สั้นๆก่อนเริ่ม Go-live

ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นเพียงบางส่วนที่จะช่วยคุณเตรียมความพร้อมในการติดตั้งโซลูชั่น ERP

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการทดสอบเป็นไปตามแผนที่วางไว้ ถ้ายังไม่เสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถเลื่อนระยะเวลาไปจนกว่าจะระบบจะพร้อมใช้งานจริง

ขั้นตอนที่ 2: มั่นใจว่าผู้ใช้งานทุกรายได้รับการฝึกอบรมตามแผนที่วางไว้ นอกจากนี้ลูกค้าและซัพพลายเออร์ของคุณ ก็ควรได้รับการฝึกอบรมเช่นกัน

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบรายงานและแดชบอร์ดทั้งหมดว่าพร้อมใช้งานแล้วหรือยัง รวมทั้งสามารถเชื่อมต่อไปยังเครื่องมือต่างๆ ได้อย่างเหมาะสมเมื่อต้องการข้อมูลหรือไม่

ขั้นตอนที่ 4: ทดสอบระยะเวลาในการโหลดข้อมูลของคุณในช่วง Go-live ให้แน่ใจอีกครั้ง ว่าจะไม่เกิดปัญหาการแสดงข้อมูลผิดพลาด ไม่เป็นไปตามกระบวนการโหลดข้อมูลที่ตั้งเวลาเอาไว้

ขั้นตอนที่ 5: เตรียมทดสอบระบบ ERP ให้สามารถทำงานเสมือนจริง 2-3 วันก่อน Go-live โดยการทดสอบคำสั่งซื้อ, กำหนดการชำระเงินกับซัพพลายเออร์ของคุณ หรือแม้กระทั่งเรียกใช้การทดสอบการ Overload ของระบบอีกครั้ง เพื่อให้ทราบว่าในกรณีเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน องค์กรของคุณจะสามารถรับมือและแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที

ขั้นตอนที่ 6: มั่นใจว่าผู้ใช้งานจะได้รับการสนับสนุนจากทีมปฏิบัติงานอย่างเพียงพอ ทั้งวันที่ทดสอบและวัน Go-live จริง กลุ่ม Super user ทั้งหมดในองค์กรควรพร้อมที่จะช่วยเหลือผู้ใช้รายอื่นด้วยเช่นกัน

ขั้นตอนที่ 7: เตรียมแผนฉุกเฉินหากเกิดปัญหาหรือความล่าช้า โดยการทดสอบล่วงหน้าว่ามีปัญหาใดบ้างที่สามารถแก้ไขได้ และเตรียมวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างเหมาะสม

หลังจาก Go-live ไปแล้ว สิ่งทึ่ควรพิจารณา

มีนักจิตวิทยา ได้กล่าวไว้เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรว่า ทุกครั้งของการเปลี่ยนแปลงผู้ใช้งานย่อมมีความกังวล และความเครียดต่อการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ รวมถึงความซับซ้อนระหว่างการใช้งาน วิธีการแก้ปัญหาที่ดีขององค์กรก็คือ การปรับเปลี่ยนทัศนคติของพนักงานในองค์กรต่อการยอมรับความเปลี่ยนแปลงนั้น รวมถึงการสนับสนุนให้พนักงานปรับตัวเข้ากับระบบการทำงานในองค์กร พร้อมๆไปกับการจัดหาทีมสนับสนุนที่ดีที่จะช่วยเหลือพนักงานผู้ใช้งาน ให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น

รายงาน ERP Software ล่าสุดของ Software Path แสดงให้เห็นว่า โดยเฉลี่ยแล้ว 37 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานใช้งานระบบ ERP ของบริษัท ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญต่อพนักงานของคุณ เนื่องจากหากองค์กรต้องการให้ระบบทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องจัดฝึกอบรมการใช้งานระบบอย่างเต็มที่ให้กับพนักงานผู้ใช้งาน เมื่อเสร็จสิ้นการอบรมอาจมีการทดสอบความเข้าใจ เพื่อให้องค์กรมั่นใจว่าผู้ใช้มีความรู้และความเข้าใจอย่างแท้จริง และจะสามารถดำเนินงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ผู้เขียน

Tom Miller |  https://www.erpfocus.com/

Tom Miller เป็นคอลัมนิสต์จาก ERP Focus และเป็นผู้ดำเนินการติดตั้งโซลูชัน ERP มาเป็นเวลานาน เขาเป็นผู้จัดการด้านโลจิสติกส์และซัพพลายเชน และมักจะมองหากระบวนการที่จะพัฒนาโซลูชั่นการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น

แหล่งที่มา

https://blog.qad.com/2019/05/how-to-ensure-your-erp-go-live-is-successful/