TSUBAKIMOTO UK LTD.

De uitdaging:

UITBREIDING VAN DE DIVISIE VERGROOT DE NOODZAAK VAN EEN UPGRADE EN DE CLOUD

Tsubakimoto UK gebruikte, tot de recente verplaatsing naar de cloud, al jarenlang een oplossing op locatie van QAD.  

Hoewel het systeem op locatie toereikend was om te voorzien in de behoeften van de divisie in het VK, was dit niet langer het geval na de ontwikkeling en plannen voor het bouwen van een nieuwe productiefaciliteit in Tsjechië.

Het plan was om een gedeeld systeem te gebruiken voor de vestigingen in het Verenigd Koninkrijk en Tsjechië, zonder plaatselijke IT-afdeling op de nieuwe Tsjechische locatie.

"Omdat de nieuwe Tsjechische vestiging geen IT-afdeling op locatie zou hebben, wilden we dat de locatie vanaf dag één in de QAD Cloud zou opereren met het meest actuele ERP-systeem," vertelt Laurence Headington, ICT-manager van Tsubakimoto UK. "We wilden ook een gezamenlijk systeem voor beide locaties, wat betekende dat de vestiging in het VK up-to-date moest zijn."

De oplossing:

EEN SJABLOON VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN HET NIEUWE EN EEN UPGRADE VAN HET OUDE

In samenwerking met QAD besloot Tsubakimoto UK dat de meest betrouwbare en flexibele oplossing was om eerst de huidige ERP-versie van de vestiging in het VK naar de QAD Cloud te verplaatsen. Met behulp van QAD Effective On Boarding, een methodologie op basis van best practices uit de industrie voor bedrijven die de implementatietijd en eigendomskosten willen verlagen, ontwikkelde Tsubakimoto UK een sjabloon dat tijdens de implementatie in de Tsjechische vestiging kon worden gebruikt.

Nadat de verhuizing naar cloud succesvol afgerond was, maakte Tsubakimoto UK van de gelegenheid gebruik om de bedrijfspraktijken onder de loep te leggen en aan te passen waar nodig.

"Met behulp van het QAD-team en de Effective On Boarding-oplossing hebben we oefeningen ontwikkeld voor het inrichten van proceskaarten, en een werkboek voor bedrijfsprocessen opgesteld voor onze vestiging in het VK," vertelt Headington. "Toen we deze vestiging daadwerkelijk gingen upgraden naar de nieuwste versie, hebben we er, mede dankzij het voorbereidend werk dat we met QAD hebben gedaan, voor kunnen zorgen dat al onze bedrijfsprocessen werden geïmplementeerd en volledig werden gedocumenteerd in een consistent format."

Het werkboek werd vervolgens als uitgangspunt gebruikt tijdens de implementatie op de Tsjechische locatie, waarbij alle elementen als makkelijk leesbare procesflows beschikbaar waren. Dit maakte tevens een rigide, complete Conference Room Pilot mogelijk en bood een gedegen trainingsproces voor gebruikers, met details over welke tests voor ieder proces nodig zijn, en met afbakening van de verantwoordelijke afdelingen.

De eerste stadia van het project, waaronder de verplaatsing naar de QAD Cloud, de evaluatie van processen en de ontwikkeling van het werkboek, nam slechts vier maanden in beslag. De upgrade werd snel uitgevoerd, en niet snel daarna volgde de implementatie van de Tsjechische vestiging, waarna de locatie al na iets meer dan drie maanden operationeel was.

"De Tsjechische locatie is vergelijkbaar met de locatie in het Verenigd Koninkrijk: de fabrieken produceren en leveren vergelijkbare producten voor hetzelfde klantenbestand. Daarom is besloten dat we het bewezen UK QAD 'sjabloon' als uitgangspunt zouden gebruiken voor de ERP-installatie in Tsjechië," vervolgt Headington. "Het gebruik van dit 'sjabloon' heeft de implementatie in Tsjechië aanzienlijk versoepeld, met efficiënte trainingen en een vergelijkbare configuratie van het Tsjechische systeem als van dat in het VK."

De voordelen:

GESTRUCTUREERDE VERPLAATSING NAAR DE CLOUD EN UPGRADE RESULTEERT IN GESPIEGELDE SYSTEMEN VOOR BESTAANDE EN NIEUWE LOCATIE

"Onze verplaatsing naar QAD ERP in de cloud is bijzonder betrouwbaar en consistent voor ons gebleken," licht Headington toe. "Disrupties zijn tot een minimum beperkt, wat op alle bedrijfsgebieden vruchten heeft opgeleverd."

"De aanpak van QAD met betrekking tot onze gateways was een logische," voegt Owen David, supply chain-manager, Tsubakimoto UK, daaraan toe. "De kwaliteit van het eindproduct is geheel afhankelijk van hoeveel aandacht erin wordt gestoken, en dankzij de gestructureerde, consistente aanpak van QAD wordt er niets over het hoofd gezien. In een project zoals dit is dat cruciaal."

Als onderdeel van de upgrade heeft Tsubakimoto UK tevens QAD Cloud EDItoegevoegd. Hierdoor waren er niet langer meerdere EDI-verbindingen en EDI-software op locatie nodig.

"EDI is complex en cruciaal. Door dit deel uit te besteden aan één dienst die alles rondom EDI afhandelt en de expertise heeft om dit in het benodigde tijdsbestek te managen, hebben we er een betrouwbaarder en veerkrachtiger proces van kunnen maken," stelt Davis. "Bij de introductie van de Tsjechische locatie is het integreren van de EDI-vereisten bovendien veel makkelijker gebleken dan wanneer we dit op locatie hadden moeten oplossen. QAD heeft ervoor gezorgd dat de transitie naadloos is verlopen."

"Tsubakimoto UK is nu uitstekend voorbereid op de toekomst," voegt Headington daaraan toe. Oplossingen die Tsubakimoto UK in de toekomst nog wil toevoegen, zijn:

• QAD Automation Solutions voor een meer flexibele, geïntegreerde oplossing voor het verzamelen van data, om minder tijd te spenderen aan het vastleggen van voorraadtransacties en meer controle te bieden over het printen van labels.

• QAD Adaptive ERP voor een consistente gebruikersinterface en een oplossing die op meerdere apparatn kan worden gebruikt.

"Zoals ik het heb ervaren, is het hele proces zeer goed aangepakt," concludeert Headington. "QAD heeft een uiterst grondige en gedetailleerde methodologie. Dit was een grote factor in het succes van het project."