Actionable Insights: Purchasing Commitments and Spending

Actionable Insights: ภาระผูกพันในการซื้อและการใช้จ่าย

ในบล็อก Actionable Insights ก่อนหน้านี้เราได้พูดถึง Actionable Insights ด้านมูลค่าสินค้าคงคลังของ QAD ซึ่งสำหรับบทความต่อไปเราจะพูดถึงภาพรวมของภาระผูกพันและการใช้จ่าย รวมถึงตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่เกี่ยวข้อง

ภาพรวม Action Center

Action Center คือศูนย์ปฏิบัติการที่ช่วยให้องค์กรเข้าใจและสามารถวางแผนทรัพยากรองค์กรได้อย่างชาญฉลาด ไม่ว่าจะเป็นด้านการใช้จ่ายสินค้าคงคลัง หรือการทำความเข้าใจเกี่ยวกับสัญญาจัดซื้อจัดจ้างที่สามารถเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์ และประเมินประสิทธิภาพของผู้ซื้อได้

เมื่อองค์กรสามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพการจัดซื้อก็จะช่วยให้เข้าใจความแตกต่างระหว่างการใช้จ่ายและสัญญา (Commitments and Spending) โดยนิยามของคำว่า การใช้จ่าย (Spending) หมายถึง มูลค่าของรายการที่ได้รับ ในขณะที่ภาระผูกพัน (Commitment) คือจำนวนเงินคงค้างในใบสั่งซื้อ ดังนั้นทั้ง 2 ส่วนนี้จะช่วยให้มองเห็นภาพการดำเนินการสั่งซื้อได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น

ตัวชี้วัด ( KPI) สำหรับการติดตามประสิทธิภาพของการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ

QAD Action Centers รองรับฟังก์ชั่นการวิเคราะห์ เพื่อช่วยให้ทุกส่วนในองค์กรสามารถตรวจสอบตัวชี้วัดได้ ประกอบไปด้วย:

ภาระ ผูกพันรายเดือน ( Commitments by Month): ภาพรวมของ Action Center จะแสดงกราฟของภาระผูกพันที่ค้างชำระเป็นรายเดือน ซึ่งช่วยให้องค์กรเข้าใจข้อกำหนดกระแสเงินสดในอนาคต นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือที่สามารถรองรับการตัดสินใจสำหรับการทำสัญญาซื้อขายได้ทันท่วงที

การใช้จ่ายและภาระผูกพันรายเว็บไซต์ (Spending and Commitments by Site): ในส่วนนี้จะแบ่งรายละเอียดที่สำคัญออกเป็น 5 ส่วน นอกเหนือจากนี้รายละเอียดอื่นๆ จะถูกรวบรวมในแถบเมนูเดียว เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถใช้งานส่วนของการจัดทำงบประมาณและเปรียบเทียบตัวเลขต่างๆ ได้ชัดเจน

การใช้จ่ายสูงสุดตามเว็บไซต์ ( Top Spending by Site): KPI ในส่วนนี้สามารถดูได้เฉพาะการใช้จ่ายจริงตามรายการ ซึ่งช่วยในการระบุรายการและสินค้าที่เคยมีการลงทุนในอดีต อีกทั้งสามารถช่วยรับรองได้ว่านโยบายการจัดซื้อต่างๆ ในรายการสอดคล้องกับกลยุทธ์ของบริษัท

การใช้จ่ายและภาระผูกพันตามสินค้า ( Spending and Commitments by Commodity): เครื่องมือนี้ช่วยให้บริษัทสามารถวางแผนงบประมาณสินค้าคงคลังตามไซต์ หรือวางแผนการเปลี่ยนแปลงนโยบายและขั้นตอนให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ของบริษัทมากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากระบบมีการคาดการณ์ความต้องการลดลง บริษัทอาจเลือกที่จะควบคุมการซื้อสินค้าในระยะยาว หรือหากบริษัทคาดการณ์การขาดแคลนสินค้า อาจต้องการเพิ่มภาระผูกพัน (Commitments) เพื่อช่วยให้มั่นใจว่ามีสินค้าเพียงพอต่อความต้องการ

การใช้จ่ายสูงสุดตามสินค้า ( Top Spending by Commodity): สำหรับ KPI นี้ช่วยระบุรายการและสินค้าที่บริษัทลงทุนเกินงบประมาณ เครื่องมือนี้จะช่วยให้บริษัทมั่นใจว่าการใช้จ่ายต่างๆ สอดคล้องกับกลยุทธ์และการคาดการณ์ขององค์กร นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในการระบุนโยบายสินค้าคงคลังตามมาตราฐานได้อีกด้วย

ภาระผูกพันตามปีของสินค้า ( Commitments by Year by Commodity): ในส่วนนี้บริษัทจะทราบถึงการจัดสรรงบประมาณในแต่ละปีที่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจน และยังสามารถรองรับการวางแผนในอนาคตเพื่อให้บริษัทมั่นใจว่า แผนการผลิตและการคาดการณ์ยอดขายสอดคล้องกับสินค้า อีกทั้งในทางกลับกันยังมีประโยชน์ต่อการเจรจากับซัพพลายเออร์ที่มีอยู่หรือที่มีศักยภาพ เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้แสดงให้เห็นประสิทธิภาพลงทุนของบริษัท

การใช้จ่ายรายไตรมาสของสินค้า ( Spending by Quarter by Commodity): สามารถวิเคราะห์การใช้จ่ายรายไตรมาสสำหรับสินค้าในแต่ละปีของบริษัท ซึ่งสามารถช่วยให้มั่นใจว่าทั้งผู้ซื้อและผู้วางแผนสินค้าดำเนินการตามแนวทางที่กำหนด นอกจากนี้ยังช่วยแสดงข้อมูลการเปลี่ยนแปลงของสินค้าและผลิตภัณฑ์ว่ามีผลต่อต้นทุนอย่างไร

การใช้จ่ายและภาระผูกพันของซัพพลายเออร์ ( Spending and Commitments by Supplier): ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากรองรับข้อมูลเชิงลึกของธุรกิจอย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ความสามารถของซัพพลายเออร์

ภาระผูกพันโดยซัพพลายเออร์ ( Commitments by Supplier): มักจะมีประโยชน์สำหรับการใช้ประโยชน์จากสัมปทานหรือเพื่อเป็นส่วนลดกับซัพพลายเออร์ที่มีอยู่ เพราะเครื่องมือนี้จะแสดงมูลค่าการทำงานในอนาคต โดยวิเคราะห์จากความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรกับซัพพลายเออร์ ซึ่งอาจช่วยผู้ซื้อในการตัดสินใจได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

การใช้จ่ายและภาระผูกพันตามรายการ ( Spending and Commitments by Item): ช่วยระบุรายการสินค้าที่มีผลกระทบต่อการใช้จ่ายสินค้ามากที่สุด ซึ่งความเข้าใจรายละเอียดนี้อาจกระตุ้นให้บริษัทมองหาโซลูชั่นที่มีความแม่นยำและคุ้มค่ามากขึ้น

การใช้จ่ายสูงสุดตามรายการ ( Top Spending by Item): ช่วยระบุรายการที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อการลงทุนในสินค้าคงคลังในอดีต และยังช่วยระบุสินค้าคงคลังส่วนเกินหรือสินค้าเก่าที่อยู่ในคงคลัง ซึ่งอาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงนโยบายการสั่งซื้อสินค้าคงคลัง และนโยบายการนับรอบ หรือความรับผิดชอบของผู้ซื้อ

 ความสำคัญของการจัดการภาระผูกพันการจัดซื้อและการใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ

การลงทุนสินค้าคงคลังมักเป็นหมวดการใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับผู้ผลิต ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้ผลิตควรวิเคราะห์และประเมินรายการสินค้าและซัพพลายเออร์ด้วยความระมัดระวัง อย่างไรก็ดีการระบุไซต์ที่มีประสิทธิภาพจะสามารถนำไปสู่การพัฒนาศักยภาพภาพรวมขององค์กรได้ นอกจากนี้ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่สร้างขึ้นสำหรับผู้ผลิต เช่น QAD Adaptive ERP และ Action Center ในส่วนของภาระผูกพันในการจัดซื้อ (Purchasing Commitments and Spending) นี้จะช่วยให้บริษัทต่างๆ มั่นใจได้ว่างบประมาณการจัดซื้อสามารถดำเนินการอย่างเต็มกำลัง และจะสามารถช่วยให้บรรลุเป้าหมายของบริษัทได้เป็นอย่างดี

ขอคำแนะนำฟรี! สำหรับ ERP ในอุตสาหกรรมการผลิตได้ที่ QAD ประเทศไทย 02 202 9363

ผู้เขียน

Alban Bentein

Alban Bentein เป็นผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของ QAD สำหรับโซลูชั่นการวิเคราะห์ เขามีประสบการณ์ 35 ปีในฐานะวิศวกรซอฟต์แวร์ที่พัฒนาระบบการเงินและโลจิสติกส์ เขาเข้าร่วมงานกับ QAD ในตำแหน่งนักวิเคราะห์ธุรกิจในทีม R&D ของ QAD ในบทบาทปัจจุบันของเขาเขามองเห็นการพัฒนาการเปิดตัวและการดำเนินการตามศูนย์ปฏิบัติการของ QAD ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการดำเนินการของผู้จัดการที่ขับเคลื่อนธุรกิจของพวกเขา

แหล่งที่มา

https://blog.qad.com/2019/12/actionable-insights-purchasing-commitments-and-spending/

More Blog Entries

High Tech ERP is not an Oxymoron in QAD Labs

เมื่อพูดถึงความคิดริเริ่มในการพัฒนาเครื่องมือ High Tech ผู้ผลิตส่วนใหญ่อาจไม่คิดว่าโซลูชั่น...

QAD Adaptive Applications Further Enables Adaptive Manufacturing Enterprises

...