为选择合适的ERP供应商,是否该发布需求建议书(RFP)?

 

全球有成百上千家企业资源规划 (ERP) 解决方案供应商。在开展挑选 ERP 供应商的项目时,不可能与所有这些供应商都进行接触。不断缩小这一领域供应商的范围,直到最终敲定最适合的入围名单(通常被称为“最终候选人名单”)是项目成功极为关键的一步。通常可借助需求建议书 (RFP) 及相关的 RFP 流程来确定 ERP 供应商的最终候选人名单。
 
以下我们将与您共同探讨发布RFP的利与弊,再根据其优势助您编制出“战略性 ERP 合作伙伴最终候选人名单”。
 
劣势
 
  • 客观性:有的企业可能会使用旧版本的RFP,而旧的RFP并没有反映出目前企业的业务现实和背景,甚至没有反映出新ERP所需的技术类型(例如没有涉及云计算)。实际上,RFP本身并不能保证企业客观地制定“战略性ERP合作伙伴最终候选人名单”。因为组织有很多充分的理由来利用第三方的专业知识帮助选择供应商,发布RFP只是其中一个理由。
  • 专注于功能优先:运营效率的源头是流程如何支持业务战略;ERP 软件并不是源头。但遗憾的是,72% 的 ERP 选择项目都专注于功能优先。首先确定可用功能,然后确定这些功能如何适应目前(或未来)的工作方式,这种做法并不是理想的ERP选择方法。采用此方法时使用 RFP 可能会成为企业选择过程中不应有的转折点。它会导致企业逐渐偏离对 ERP 战略角色的责任,而朝着试图利用“高级软件功能”、成本更高的复杂整体上线项目之路走去。
优势
 
  • 控制偏见:在任何决策过程中,控制偏见的有效方法是列出各项要求,然后根据这些要求来测评各方案是否适用。这是传统 RFP 在 ERP 选择过程中的一个重要优势,也是防止内部偏见的一种特别有效的工具。
  • 迅速缩小范围:RFP 最明显、也可以说最大的优点是能够将对大量 ERP 软件供应商进行筛选,使范围最终缩小到只包含少数几家。与一大批供应商进行深入探讨是不现实的,也是效率低下的。“战略合作伙伴最终候选人名单”应该通过一套与 ERP 战略完全一致的合理标准予以确定。如果在 RFP 中清晰阐明这一点,一些供应商在确定自己不合适后,会很乐意退出角逐。ERP 合作伙伴关系应该是双向的。
  • 持续更新:许多 RFP 以软件为中心,实施软件、支持最终用户并调整适应供应商 KPI。对于以功能为中心的选择过程,这可能看起来是一个合理的进步:软件上线,最终用户得到支持,供应商的服务时间足以在整个生命周期内修补和更新 ERP。过往历史表明,制造业中唯一不变的是变化本身。企业目前的业务流程并非一成不变,因此,ERP 也应相应变化。
 
从以上的利弊分析可以看出,可以利用RFP的优势,再结合企业的战略重点来确定“战略性ERP合作伙伴候选人名单”。具体选拔过程可分为四步
 
1. 明确定义统一的 ERP 策略和指标,以推动执行问责制。
    首先,确定决定业务战略成功与否的关键因素。然后,定义具体成果以及如何将这些成果作为指标进行衡量。
2. 评估和招聘专家
    确定是否需要第三方专家。严格评估专家的客观性、掌握的行业专业知识以及将 ERP 战略融入到敲定“战略性 ERP合作伙伴最终候选人名单”的能力。
3. 针对“战略性 ERP 合作伙伴最终候选人名单”制定标准
    与专家合作,将策略和预期结果分解为相应的设定标准。
4. 牢记长期目标
    为了制定出最满足企业当前和未来战略目标的供应商最终候选人名单,将标准聚焦在持续改进这一战略要求上,可帮助企业找到合适的战略性 ERP 合作伙伴,持续合作,助企业实现战略使命。
 
实际上,是否发布RFP本身并不重要,而重要的是:充分利用RFP的优势,并结合企业的战略目标,实现持续更新。因为ERP 选择项目对企业来说是一项巨大的投资,有风险也是机遇。用于确定战略性 ERP 合作伙伴的工具不应增加风险。虽然传统的 RFP 具有多种优势,但它只是一种工具。
 
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