TOONAANGEVENDE DIRECTE LEVERANCIER IN DE AUTO-INDUSTRIE

De uitdaging:

HET AUTOMATISEREN VAN DE KLANTVRAAG VOOR LEVERANCIERS

Deze leverancier van auto-onderdelen gebruikt momenteel QAD ERP de cloud op diens productielocaties, en heeft een volledig geautomatiseerd klant-naar-leverancier vraagproces.

Veel leveranciers in de auto-industrie denken dat hun ERP-systeem niet in staat is om MRP volledig te automatiseren, en blijven daarom spreadsheets gebruiken voor verschillende stappen van het proces. Dit leidt onvermijdelijk tot problemen met betrekking tot samenwerking, zichtbaarheid, incourantheid, spoedzendingen en administratieve fouten.

"We voelen plaatsvervangende schaamte als we horen dat fabrieken spreadsheets gebruiken voor hun leveranciers. Spreadsheets vereisen veel handmatig werk, en de data komt niet in het ERP-systeem van de leverancier terecht," vertelt de senior ERP-analist. 

De oplossing:

QAD CLOUD ERP FACILITEERT DE VOLLEDIG AUTOMATISERING VAN DE KLANTVRAAG VOOR LEVERANCIERS

Deze directe autoleverancier gebruikt QAD ERP in de cloud om de inkomende klantvraag volledig geautomatiseerd te communiceren richting honderden toeleveranciers. De organisatie draait elke avond MRP via een batchtaak, en stuurt leveranciers vervolgens een dagelijkse release.

Zodra alle wekelijkse releases op maandagochtend binnen zijn, stemmen de productieplanners de schema's af op de vraag. Met behulp van QAD's Master Planning and Scheduling Workbench (MSW/PSW) kunnen zij de productieplanning optimaal afstemmen op de klantvraag, onderwijl rekening houdend met de eventuele noodzaak van het bouwen van een bank, of met onderhoudstijd.

Het bedrijf stelt dagelijks een verzendschema op, gebaseerd op de MRP-data van die dag. Hierbij worden eventuele last-minute klantvereisten of notificaties in overweging genomen, wat tijdens de COVID-19-pandemie maar al te vaak nodig was - zeker gezien de grote onderdelentekorten. Omdat het bedrijf elke dag MRP draait, reflecteert de data alle nieuwe of afwijkende EDI-informatie van klanten, bijvoorbeeld bij het verwijderen van onderdelen uit de planning of in het geval van extra beschikbaarheid. Het team optimaliseert aan de hand hiervan het productieschema met behulp van QAD MSW/PSW. Ze stellen een dagelijks verzendschema op met 14 dagelijkse buckets en tot 80 wekelijkse buckets voor het planningsschema. Vervolgens verstuurt het bedrijf de prognose en het verzendschema naar leveranciers via de EDI of het QAD Demand and Delivery-portal. 

Voor bepaalde items ontvangt deze mondiale autoleverancier alleen een verzendschema of planningsschema voor klanten. Met behulp van de nettinglogica van QAD wordt de EDI-informatie van de klant geïnterpreteerd, om volledig te kunnen begrijpen wat de klant precies nodig heeft.

"In deze dynamische, wisselvallige marktomgeving, getekend door de pandemie en onderdelentekorten, heb ik QAD MRP alleen maar harder nodig. De enige manier waarop ik 's ochtends direct kan evalueren en berekenen wat de wijzigingen van klanten betekenen voor mijn supply chain, is met MRP. Ik draai MRP nu vaker dan ooit tevoren," aldus de senior ERP-analist. 

Zo'n 85-90% van de klantvraag komt binnen via het ERP-systeem. Doorgaans communiceren klanten de vraag zes tot acht maanden vooruit. Deze mondiale leverancier van auto-onderdelen verwerkt alle klantvereisten vervolgens in de balans voor één jaar. In het geval van elektronische leveranciers stuurt het bedrijf de planningsinformatie voor enkele weken vooruit.

In Noord-Amerika maakt zo'n 85-90% van de toeleveranciers van het bedrijf gebruik van traditionele EDI, waardoor zij EDI-releases en verzendschema's rechtstreeks in de ERP-systemen van leveranciers kunnen laden. De overige 10-15% van de leveranciers gebruikt de QAD Demand and Delivery-portal. 

QAD Demand and Delivery schept waarde door producenten beter te laten samenwerken met leveranciers en meer zicht te geven op de supply chain. Zo kunnen ze sneller reageren op veranderingen in vraag en aanbod. Producenten en leveranciers communiceren live met elkaar en er zijn minder foutgevoelige handmatige processen nodig. 

De QAD Demand and Delivery-portal is zeer nuttig voor het verbeteren van de elektronische communicatie van vereisten, zeker voor kleinere leveranciers die zich geen traditionele EDI kunnen veroorloven. Een voordeel van QAD Demand and Delivery is dat de portal het automatisch printen van bedrijfsspecifieke labels faciliteert, om zo te voldoen aan de vereisten voor inkomende leveringen.

"Deze kleinere leveranciers hebben toegang tot de portal en daarmee ook automatisch tot het juiste, bedrijfsspecifieke label. Dit heeft het aantal nauwkeurigheidsproblemen voor labels aanzienlijk verminderd," vertelt de senior ERP-analist.

ANTICIPEREN OP HET CHIPTEKORT 

Het beheer van deze directe leverancier in de auto-industrie is bijzonder proactief geweest: er werd al vóór de uitdagingen die de pandemie met zich meebracht nagedacht over het potentiële probleem van een tekort aan halfgeleiderchips. De vraag van mobieletelefoonfabrikanten naar halfgeleiderchips is aanzienlijk groter dan die van producenten in de auto-industrie. Waar de auto-industrie miljoenen chips telt, telt de mobieletelefoonindustrie er nog meer: miljarden.

Met dit gegeven in het achterhoofd wist het management dat er meer zicht op de vraag nodig was voor leveranciers van elektronische onderdelen. Daarom heeft het bedrijf de aanpassingen gemaakt om meer dan een jaar aan prognosedata te kunnen delen met elektronische leveranciers. Door het MRP-controlebestand te vergroten, wisten ze verder in de toekomst te kijken voor de belangrijkste elektronische leveranciers. 

Terry Onica, Automotive Director van QAD, lichtte toe: "Wat deze directe autoleverancier doet met deze drie toeleveranciers, is ongeëvenaard in de auto-industrie, zeker met zoveel disrupties in de supply chain. Andere organisaties zouden dit voorbeeld moeten volgen en hetzelfde moeten doen met hun leveranciers."

"Voor onze elektronische eindproducten vragen we de productieplanners van onze fabriek om input van Sales & Engineering voor een prognose van anderhalf jaar, zodat MRP de geplande bestellingen voor die volledige periode mee kan nemen," licht de senior ERP-analist toe. "Om die volledige horizon van 80 weken te kunnen bieden, openen we de geplande bestelling en selecteren we alle wekelijkse buckets: we laten 52 wekelijkse buckets zien, zodat onze leveranciers een vol jaar te zien krijgen. Onze elektronicaleveranciers krijgen op deze manier 80 volle weken aan vraagdata."

"Hoewel het vergroten van onze prognoseperiode het chiptekort niet heeft weggenomen, hebben we ons door onze inkoopgroep laten vertellen dat dit een enorm verschil heeft gemaakt voor het verkrijgen van de chiponderdelen die we nodig hadden. Zo hebben we de schade van het tekort weten te beperken," lichtte de senior ERP-analist toe.

De voordelen:

VERTROUWEN IN DE DATA EN DE SOFTWARE

Een van de voornaamste redenen dat dit bedrijf de prognoseperiode heeft kunnen vergroten en heeft kunnen voorzien in aanvullende data, is dat ze weten dat deze data accuraat en juist is. De productievestigingen traceren hun voorraden op de juiste manier met QAD ERP in de cloud en volgen best practices uit de industrie voor voorraadbeheer. Door alles te automatisere en het gebruik van spreadsheets uit te bannen, kan het bedrijf erop vertrouwen dat de data klopt.

"Wanneer organisaties hun data niet kunnen vertrouwen, zullen ze niet gauw verder dan acht weken vooruit durven kijken," legt Onica uit.

Dit bedrijf gebruikt prognosetools om eventuele wijzigingen op het gebied van engineering in te calculeren, en om in te schatten of een bepaald autoprogramma de huidige eindproducten zal blijven gebruiken. Met de input van Sales & Engineering voelen de productieplanners zich zeker genoeg om de meest recente prognosedata te gebruiken voor hun huidige eindproducten. 

"Dankzij onze prognosetool kunnen we het ene onderdeelnummer vervangen door het andere met de engineeringwijzigingen in QAD. Vervolgens berekent MRP de eindproductencijfers. Deze worden door de verkoopafdeling verwerkt. En wij creëren onze prognoses. De nettinglogica van QAD is voor ons een groot pluspunt, en de consumptielogica is erg nuttig in het geval van extra MRP-vraag," legt de senior ERP-analist uit.

Daarnaast biedt QAD dit bedrijf de mogelijkheid om prognoses te maken van verzendtijden, wat nog belangrijker wordt nu overzeese leveranciers vaker vertragingen oplopen bij havens.

HET GEBRUIK VAN QAD SUPPLIER PERFORMANCE-FUNCTIES

Het bedrijf heeft onlangs de QAD Supplier Performance-module en QAD Demand and Delivery geïmplementeerd voor een betere samenwerking met leveranciers om tijdige levering te waarborgen. Hiermee wordt het aantal onder- en overleveringen gemeten, evenals het aantal vroege en verlate leveringen en de tijdigheid van verzendbevestigingen. QAD Demand and Delivery verbetert de samenwerking met en de zichtbaarheid van leveranciers door realtime communicatie te bevorderen. Foutgevoelige handmatige processen en snel verouderende spreadsheets zijn zo niet langer nodig.

"QAD Supplier Performance werkt voor ons momenteel erg goed. Voorheen kon ik het aantal tijdige leveringen en de tijdigheid van verzendbevestigingen niet meten, maar nu wel," vertelt de senior ERP-analist.

QAD Supplier Performance ondersteunt dit bedrijf bij het verbeteren van de communicatie rondom leveringsprestaties. Door prestatiedata te delen met leveranciers, heeft het bedrijf het totale aantal tijdige leveringen van de leveranciers aanzienlijk kunnen verbeteren.

VOLGENDE STAPPEN: CONTINUE VERBETERING MET QAD DIGITAL SUPPLY CHAIN PLANNING (DSCP)

Als groeigerichte onderneming blijft deze directe leverancier in de auto-industrie altijd op zoek naar manieren om de huidige processen te verbeteren en nog meer waarde uit oplossingen te halen. Daarom heeft het bedrijf een pilotprogramma geïntroduceerd met QAD Digital Supply Chain Planning (DSCP) voor verbeterde scenarioplanning.

Deze oplossing identificeert hoe informatie - vooral met betrekking tot capaciteitsproblemen - gedeeld wordt met toeleveranciers, en voornamelijk met leveranciers van elektronische onderdelen. Het mondiale bedrijf zal de oplossing gaan toepassen om de communicatie te verbeteren tussen tier 2- en tier 3-leveranciers.