¿Qué es el ERP y por qué se utiliza en una empresa?

 

Definición de Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP significa Enterprise Resource Planning y se refiere al software y los sistemas utilizados para planificar y gestionar toda la cadena de suministro, la fabricación, los servicios, los procesos financieros y otros procesos de una organización. El software de planificación de recursos empresariales se puede utilizar para automatizar y simplificar las actividades individuales de una empresa u organización, como la contabilidad y las adquisiciones, la gestión de proyectos, la gestión de las relaciones con los clientes, la gestión de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro.

Las aplicaciones individuales del ERP pueden ofrecer software como servicio (SaaS), mientras que un conjunto completo de aplicaciones de ERP forma un sistema de ERP que puede utilizarse para comunicarse eficazmente y reunir procesos empresariales que permitan un flujo de datos entre las aplicaciones, por lo general a través de bases de datos comunes, ya sea in situ/en las instalaciones o en la nube.

Los ERP conectan todos los aspectos de una empresa. Un sistema de software de ERP permite un mejor rendimiento y gestión de proyectos que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar con precisión sobre la salud financiera y los procesos de una organización.

 

Una breve historia del ERP

El término "ERP" fue utilizado por primera vez en 1990 por el Grupo Gartner, pero los programas y sistemas de planificación de recursos empresariales se han utilizado en la industria manufacturera durante más de 100 años y siguen evolucionando a medida que las necesidades de la industria cambian y crecen.

Historia/cronología del ERP:

  • 1913: Un ingeniero llamado Ford Whitman Harris desarrolló el modelo de Cantidad de Orden Económica (EOQ), un sistema de fabricación basado en papel para la programación de la producción.
     
  • 1964: El fabricante de herramientas Black and Decker adoptó la primera solución de Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP) que combinaba la EOQ con un ordenador central.
     
  • Década de 1970 a 1980: Las tecnologías informáticas evolucionaron y el software conceptual manejó las actividades comerciales fuera de la fabricación, incluyendo las finanzas, los datos de recursos humanos y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM).
     
  • 1983: Se desarrolló el MRP II, que incluía "módulos" y componentes básicos de fabricación integrados, y que integraba las tareas de fabricación en un sistema común de datos compartidos.
     
  • Década de 1990 a 2000: El Grupo Gartner emplea el término "ERP" para diferenciarse de los sistemas que sólo utilizan MRP. Los sistemas de planificación de recursos empresariales se ampliaron para abarcar la inteligencia empresarial mientras se ocupaban de otras funciones como la automatización de la fuerza de ventas (SFA), la automatización de la comercialización y el comercio electrónico.
     
  • 2000-2005: Las soluciones de software de planificación de recursos empresariales basadas en la nube llegan cuando los fabricantes de software de planificación de recursos empresariales crean productos "habilitados para Internet", que ofrecen una alternativa a los modelos tradicionales de servidores en las instalaciones propias.
     
  • Hoy en día: Software-as-a-Service (SaaS) y Anything-as-a-Service (XaaS) ofrecen nuevos modelos de entrega para la ERP. El acceso remoto basado en la web para las soluciones de ERP en la nube proporciona soluciones móviles, seguridad e integración con las cambiantes industrias y tecnologías inteligentes, incluyendo integraciones con la Internet de las Cosas (IoT), la Internet de Todo (IoE), e incluso los medios sociales para proporcionar soluciones integrales para cada industria.
 

¿Cómo funciona un sistema de ERP?

 

El principal objetivo de un sistema de ERP es aumentar la eficiencia de una organización mediante la gestión y la mejora de la utilización de los recursos de la empresa. Mejorar y/o reducir el número de recursos necesarios sin sacrificar la calidad y el rendimiento son claves para incrementar eficazmente el crecimiento y la rentabilidad de la empresa.

Los ERP suelen abarcar todos los aspectos de las operaciones comerciales y suelen proporcionar:

  • Un sistema integrado
  • Base de datos común
  • Operación en tiempo real
  • Apoyo a todas las aplicaciones/componentes
  • Interfaz de usuario común en todas las aplicaciones/componentes
  • En las instalaciones, en la nube o despliegue de SaaS

El ERP tiene la capacidad de reunir y comparar mediciones entre los departamentos y proporcionar una serie de informes diferentes basados en las funciones o en las preferencias específicas de los usuarios. Los datos recopilados hacen que la búsqueda y la presentación de informes sean más rápidos y ofrecen una visión completa del rendimiento empresarial con una comprensión total de cómo se están gastando los recursos.

El ERP sincroniza la presentación de informes y la automatización reduciendo la necesidad de mantener bases de datos y hojas de cálculo separadas que tendrían que fusionarse manualmente para generar informes. Esta combinación de recopilación de datos y presentación de informes ofrece un aporte valioso, por ejemplo, dónde recortar los costos y racionalizar los procesos, proporcionando la información necesaria para tomar decisiones comerciales en tiempo real.

 

Tipos de sistemas de ERP y opciones de implementación de software ERP

El ERP se considera un tipo de "aplicación empresarial", que se refiere al software diseñado para satisfacer las necesidades de software de una organización y mejorar el rendimiento empresarial. Hoy en día existen muchos sistemas diferentes de ERP que varían enormemente según el tamaño, la función y las necesidades de una organización. Los tipos de sistemas de ERP generalmente se refieren a opciones de implementación e incluyen el ERP en la nube, el ERP en las instalaciones y el ERP híbrido (algunos sistemas en la nube y otros en las instalaciones).

Cada sistema de ERP suele estar adaptado para apoyar diferentes aspectos de una empresa, satisfacer los requisitos comerciales de una organización y tener diferentes métodos de implementación.

ERP para grandes empresas vs. ERP para pequeñas empresas

En el pasado, el " ERP para grandes empresas" se dirigía a las grandes organizaciones que a menudo empleaban soluciones de ERP in situ/en las instalaciones y que disponían de abundantes recursos dedicados a la tecnología de la información y otros apoyos para analizar, personalizar, actualizar e implementar sus soluciones de software.

La frase "ERP para pequeñas empresas" o "ERP para PYMES" se refería comúnmente a los sistemas de software de ERP con aplicaciones de gestión empresarial creadas típicamente para satisfacer las necesidades específicas de una pequeña o mediana empresa.

Hoy en día, estas frases se utilizan con menos frecuencia, ya que el factor importante no es el tamaño de la empresa sino la determinación de si el sistema de ERP está atendiendo eficazmente a las necesidades comerciales actuales y futuras, independientemente del tamaño de la organización. Es imperativo que las organizaciones consideren y seleccionen sistemas de ERP que eliminen la necesidad de personalizaciones costosas, se adapten al rápido ritmo de los cambios comerciales, aborden las tecnologías futuras y satisfagan otras necesidades identificadas.

Tipos de sistemas ERP: Nube vs. en las instalaciones vs. híbrido

Hay tres tipos principales de sistemas de ERP que funcionan con diferentes opciones de implementación. Los tipos más comunes de sistemas de ERP incluyen el ERP en la nube, el ERP en las instalaciones y el ERP híbrido.

  • El ERP in situ se aplica in situ y se mantiene en el espacio físico de la oficina dentro de una organización, alojado en las propias computadoras y servidores de la empresa para tener el control, el apoyo y la propiedad total del sistema una vez implantado.
     
  • El software de ERP montado en la nube es una solución basada en la web, conocida como Software como Servicio (SaaS), en la que una organización accede y almacena datos en cualquier dispositivo con conexión a Internet, normalmente mediante el pago de una suscripción. El proveedor del software ofrece apoyo continuo, actualizaciones, capacitación y personalizaciones flexibles.
     
  • El software híbrido" de ERP se refiere a una aplicación combinada de soluciones de sistemas de ERP basado en la nube y en las instalaciones. La combinación de los servicios de hospedaje y despliegue varían según el proveedor. Estos modelos pueden proporcionar a los usuarios del ERP la flexibilidad de migrar entre los modelos de entrega o integrar beneficios no disponibles en la aplicación existente".

Diferentes proveedores de ERP ofrecen diferentes opciones de modelos de implementación. Las combinaciones de opciones, a menudo denominadas implementación "híbrida", puede ofrecer una combinación de servicios de hospedaje y de implementación. Estos modelos pueden brindar a los usuarios del ERP la flexibilidad de migrar entre los modelos de implementación, o integrar beneficios no disponibles en la implementación existente.

¿Para qué industrias se puede usar el ERP?

El software ERP puede utilizarse en cualquier industria para ayudar a una empresa a ser más eficiente. Proporciona una herramienta de comunicación eficaz que puede gestionar la información entre los departamentos internos y externos, ayudar en las actividades diarias para gestionar proyectos, hacer un seguimiento de la adhesión a las directrices y manejar las complejidades cotidianas que conlleva la gestión de una empresa.

Debido a las raíces del ERP en la industria manufacturera, existen sólidos sistemas de ERP específicos que atienden a las diversas industrias manufactureras. Los sistemas de software de ERP son muy diversos y son clave en muchas industrias, incluyendo pero no limitándose a:

  • Fabricación
  • Maquinaria y componentes industriales
  • Construcción y mejora de la vivienda
  • Electrónica y Tecnología
  • Automoción
  • Aeroespacial y Defensa
  • Asistencia Médica, farmacéuticas y Ciencias de la vida
  • Agronegocios, Agricultura y Ganadería
  • Alimentos y bebidas
  • Asistencia sanitaria y hospitalidad
  • Ropa, bienes de consumo y venta al por menor.

Con el tiempo, los ERP han crecido hasta incluir el soporte para otras aplicaciones y "módulos de ERP" que apoyan la función comercial diaria. En muchos sistemas de ERP, estas áreas funcionales comunes se agrupan en módulos de ERP, entre los que se incluyen, entre otros, los siguientes

  • Contabilidad financiera
  • Contabilidad de gestión
  • Recursos Humanos
  • Fabricación
  • Procesamiento de la orden
  • Gestión de la cadena de suministro
  • Gestión de proyectos
  • Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
  • Servicios de datos
 

¿Cuándo necesita su empresa un ERP?

El desarrollo empresarial se centra a menudo en objetivos que coinciden con el crecimiento a corto y largo plazo de una empresa, así como en el análisis de los posibles retos empresariales. La realización de un análisis regular de los sistemas y procesos ayuda a identificar cuándo una empresa puede necesitar integrar un sistema de ERP.

Una solución de ERP debe tenerse en cuenta cuando los sistemas y procesos empresariales existentes son:

  • Ya no funcionan o funcionan de manera ineficiente (estrangulamiento/cuello de botella)
  • Ya no apoyan el crecimiento de la compañía
  • Carecen de los requisitos actuales de seguridad para mitigar el riesgo

Identificar los procesos defectuosos es importante para el crecimiento y para encontrar áreas de mejora. He aquí algunos ejemplos de oportunidades que pueden indicar que un proceso ya no sustenta el crecimiento de la empresa:

  • Utilizar/aprovechar en gran medida las bases de datos/hojas de distribución/programas separados que requieren procesos manuales para la gestión de datos y que no están sincronizados regularmente
  • La información y el análisis son de difícil acceso y/o están desactualizados
  • Los procesos cotidianos son difíciles o llevan demasiado tiempo, como la contabilidadl, la presentación de informes financieros, etc.
  • Las ventas y la experiencia de los clientes se ven afectadas por datos inexactos o incompletos y causan una mala reputación de fiabilidad y servicios
  • Procesos informáticos ineficientes, complejos y complicados. Los sistemas actuales tienen una mala escalabilidad, sistemas fragmentados soluciones heredadas.
  • El tiempo de IT se gasta en arreglar/parchar los sistemas heredados para intentar seguir el ritmo de crecimiento
  • No apoya las nuevas y avanzadas tecnologías como la IO, la inteligencia artificial, etc.

Una vez que se identifican los procesos interrumpidos, las empresas pueden dar los siguientes pasos para superar estos retos empresariales y apoyar el crecimiento.

 

¿Cómo puede ayudar el ERP a mejorar y hacer crecer un negocio?

Los sistemas de ERP se utilizan para ayudar a las empresas de todos los tamaños a superar los desafíos, desde las pequeñas empresas hasta las empresas masivas. Es posible que las primeras prácticas empresariales ya no se ajusten a la creciente demanda y requieran herramientas empresariales más eficientes, como el ERP, para gestionar eficazmente los sistemas y recursos de una organización.

Los sistemas de software ERP proporcionan muchos beneficios para la salud y el crecimiento de una compañía.

Los beneficios y el valor comercial del ERP

  • Ahorro de costes y mejora de la eficiencia del retorno de la inversión. Aumento de la productividad y la eficiencia como resultado de la integración y la automatización que proporciona el software ERP
  • Mejorar el conocimiento del negocio. Mejorar la toma de decisiones con una única fuente de datos de y en tiempo real
  • Gestionar el cumplimiento de la normativa. Gestionar y supervisar el cumplimiento de las normas reglamentarias, e incluso establecer alertas por incumplimiento
  • Mitigar y reducir el riesgo. Automatizar las operaciones comerciales básicas, las tareas manuales y la presentación de informes. Reducir los errores humanos, y liberar el tiempo y los recursos de los empleados
  • Mejorar la colaboración. Romper las barreras de comunicación para una colaboración y coordinación efectiva para mejorar la eficiencia del trabajo.
  • Mejorar la fiabilidad de la cadena de suministro y la red de distribución. Utilizar el MRP impulsado por la demanda para pronosticar la oferta y la demanda y prepararse para los flujos de pedidos y en la cadena de suministro
  • Escalabilidad. La infraestructura consistente para operaciones racionalizadas puede crecer a medida que su negocio crece.
  • Optimizar la gestión de clientes y socios. servicio, la gestión de las relaciones con los clientes, así como la gestión de socios y proveedores con la información compartida sin fisuras.
 

Cómo seleccionar un sistema ERP

Elegir e implementar un sistema ERP puede ser una tarea desalentadora con muchas soluciones de software para elegir. Al seleccionar un sistema ERP, es importante que el software cumpla con las necesidades y objetivos de su empresa y que al mismo tiempo tenga el soporte necesario para implementar un sistema ERP.  

Aquí encontrará una lista rápida, que le ayudará a reducir sus opciones cuando compare por primera vez entre los distintos sistemas de ERP.

 

Checklist para la selección de un sistema de ERP

El software/proveedor de ERP que se está considerando:

  • ¿Cumple con los requisitos de su sistema?
  • ¿Cumple o esta alineado con los objetivos de la empresa?
  • ¿Integra o es compatible con los sistemas existentes en la actualidad?
  • ¿Tiene una red de asociados/disponibilidad que le ofrescan soporte local?
  • ¿Ofrece opciones de capacitación/soporte?
  • ¿Tienen referencias y recomendaciones de los clientes?
  • ¿Mejora y se desarrolla continuamente para utilizar la nueva tecnología y adaptarse a los desafíos?"

Una vez que las opciones de ERP se hayan reducido a las soluciones más compatibles con sus sistemas y objetivos actuales, puede resultar útil examinar los beneficios y las características de los sistemas con los principales responsables de la toma de decisiones de la organización. Contar con la perspicacia y el apoyo de estos encargados de tomar decisiones puede impulsar la adopción y el apoyo de una implementación de ERP en toda la organización.

 

Empieza con el ERP

¿No está seguro de dónde comenzar (o continuar) en su viaje hacia el ERP? Tanto si es el momento de pasar a la nube como si quiere que alguien agilice sus procesos empresariales, nuestro equipo global de expertos en ERP está listo para ayudarle.