¿Qué es un ERP y por qué es utilizado en una empresa?

 

Definición de Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP significa Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales, y se refiere al software y los sistemas utilizados para planificar y administrar todos los procesos clave de la cadena de suministro, la manufactura, los servicios, las finanzas y otros procesos de una organización. El ERP se puede utilizar para automatizar y simplificar actividades individuales en una empresa u organización, como son la contabilidad y las adquisiciones, la gestión de proyectos, de relaciones con clientes, de riesgos, el cumplimiento y las operaciones de la cadena de suministro. 

Las aplicaciones ERP individuales pueden ofrecer software como servicio (SaaS); mientras que un conjunto completo de aplicaciones ERP forma un sistema que se puede utilizar para comunicarse de manera efectiva e integrar procesos comerciales, permitiendo el flujo de datos entre las aplicaciones; generalmente mediante las bases de datos ya sea en sitio/on-premise, o en la nube.

Los ERPs conectan todos los aspectos de una empresa. Un ERP es un sistema de software que permite tener un mejor rendimiento y gestión de proyectos, y ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar con precisión sobre de la salud financiera y los procesos de una organización.
 

 

Breve historia del ERP

Gartner Group utilizó el término "ERP" por primera vez en la década de los noventas. Sin embargo, los sistemas de planificación de recursos empresariales se han utilizado en la industria manufacturera por más de 100 años, y continúan evolucionando a medida que las necesidades de la industria cambian y crecen.

Historia del ERP / Cronología:

  • 1913: Un ingeniero de nombre Ford Whitman Harris desarrolló el modelo “Economic Order Quantity”o “Cantidad de Orden Económica” (EOQ), un sistema de manufactura en papel para la administración de la producción.
  • 1964: El fabricante de herramientas, Black and Decker, adoptó la primera solución “Material Requirements Planning” o “Planificación de Requisitos de Materiales” (MRP) que combinaba EOQ con una computadora mainframe.

  • 1970s-1980s: Las tecnologías de la información evolucionaron y el software conceptual pudo gestionar las actividades comerciales más allá de solo la manufactura, incluyendo finanzas, los datos de recursos humanos y la administración de la relación con clientes (CRM).

  • 1983: MRP II se desarrolló y contó con "módulos" y componentes centrales, así como tareas de manufactura, todos integrados en un sistema común de datos compartidos.

  • 1990s-2000s: Gartner Group acuñó el término "ERP" para diferenciarlo de los sistemas MRP. Los sistemas ERP se expandieron para abarcar la inteligencia empresarial, y controlar otras funciones como la automatización de la fuerza de ventas (SFA), del marketing y el comercio electrónico.

  • 2000-2005: Las soluciones de software ERP en la nube debutan cuando los fabricantes de ERP desarrollan productos "habilitados para Internet", proveyendo una alternativa a los modelos tradicionales On-Premise / cliente-servidor en las instalaciones. 

  • Today: Software-as-a-Service (SaaS) y Anything-as-a-Service (XaaS) ofrecen nuevos modelos de entrega del ERP. El acceso remoto basado en web a las soluciones ERP en la nube, proporciona soluciones móviles, seguridad e integración de los cambios en las industrias y las tecnologías inteligentes; incluyendo la integración con el Internet de las Cosas (IoT), el Internet de Todo (IoE), e incluso con las redes sociales, entregando así servicios y soluciones integrales para cada industria.
 

¿Cómo funciona un sistema ERP?

 

El objetivo principal del sistema ERP es aumentar la eficiencia organizacional de una empresa al administrar y mejorar la utilización de sus recursos. También optimiza y / o reduce la cantidad de recursos necesarios sin sacrificar la calidad y el rendimiento, que son claves para impactar positivamente el crecimiento y la rentabilidad del negocio. 

Los sistemas ERP generalmente cubren todos los aspectos de las operaciones de negocio y por lo general proveen:

  • Un sistema integrado
  • Una base de datos común 
  • Operación en tiempo real
  • Soporte para todas las aplicaciones / componentes
  • Interfaz de usuario común en aplicaciones / componentes
  • Implementación On-Premise, hosteada en la nube o SaaS

El software ERP tiene la capacidad de recopilar y comparar métricas entre departamentos y proporcionar una serie de reportes distintos basados en roles o en las preferencias específicas del usuario. Los datos recopilados agilizan la búsqueda de información sobre los datos y ofrecen una completa visibilidad del rendimiento del negocio incluyendo reportes de utilización de recursos. 

El ERP sincroniza los reportes y la automatización al reducir la necesidad de mantener y combinar manualmente bases de datos y hojas de cálculo separadas para poder generar reportes. Esta recopilación de datos e informes combinados ofrece información valiosa, como dónde se deben reducir los costos y cómo optimizar los procesos, proporcionando así los datos para la toma de decisiones en tiempo real.

 

Tipos de sistemas ERP y opciones de implementación

El software ERP se considera un tipo de "aplicación empresarial”, y se refiere a las aplicaciones diseñadas para satisfacer las necesidades de software de las organizaciones mejorando asimismo, el rendimiento de los negocios.  Actualmente, existen muchos sistemas ERP disponibles que varían mucho según el tamaño, función y necesidades de una empresa. Los diferentes sistemas ERP generalmente se diferencian por sus opciones de implementación e incluyen ERP en la nube, ERP On-Premise y ERP híbrido (algunos sistemas en la nube y otros On-Premise).

Cada solución ERP a menudo se adapta para soportar diferentes aspectos de un negocio, cumplir con los requisitos comerciales de la organización y pudiera tener diferentes métodos de implementación.

ERP para grandes empresas versus ERP para empresas pequeñas

En el pasado, el "ERP para las grandes empresas" se diseñaba para corporaciones que a menudo implementaban soluciones ERP en sitio / On-Premise y contaban con una gran cantidad de recursos dedicados de TI y de soporte para analizar, personalizar, actualizar e implementar sus soluciones de software. 

La frase "ERP para pequeñas empresas" o "ERP para PYMES (pequeñas y medianas empresas)”, por lo general se refería a los sistemas de software ERP con aplicaciones de gestión empresarial que se desarrollan para satisfacer las necesidades específicas de empresas medianas y pequeñas. 

Hoy en día, estas frases ya casi no se utilizan debido a que el factor fundamental ya no es el tamaño de la empresa, sino determinar si el sistema ERP cubre efectivamente los requisitos comerciales actuales y futuros, sin importar el tamaño de la organización. Es imperativo que los negocios consideren y seleccionen sistemas ERP, eliminen la necesidad de personalizaciones costosas, se adapten al rápido ritmo de cambio comercial, a las tecnologías futuras y cumplan con otros requisitos específicos identificados.

Tipos de sistemas ERP: Cloud vs On-Premise vs Híbrido

Hay tres tipos principales de sistemas ERP que funcionan con diferentes modelos de implementación. Los tipos más comunes de sistemas ERP incluyen el ERP en la nube, ERP On-Premise y ERP híbrido. 

  • Software ERP On-Premise se implementa y mantiene en sitio, esto es, en el espacio físico en las instalaciones de una organización; se aloja en las propias computadoras y servidores de la compañía para un control completo, soporte y propiedad de todo el sistema una vez implementado.
  • Software ERP en la nube es una solución basada en web; se le conoce como Software as a Service (SaaS), donde una organización accede y almacena datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, generalmente mediante la compra de una suscripción. El proveedor del software ofrece soporte continuo, actualizaciones, capacitación y personalizaciones flexibles.
  • Software ERP “híbrido” se refiere a una implementación combinada de soluciones de sistema ERP basadas en la nube y On-Premise. La combinación de servicios de alojamiento e implementación varía dependiendo del proveedor. Estos modelos dan a los usuarios la flexibilidad de migrar entre modelos de entrega o integrar beneficios que no están disponibles en la implementación existente. 

Los diferentes proveedores de ERP ofrecen las diferentes opciones en sus modelos de implementación. Las combinación, a menudo conocida como “implementación híbrida", puede ofrecer una combinación de servicios de alojamiento e implementación en sitio. Estos modelos dan a los usuarios la flexibilidad de migrar entre modelos de entrega o integrar beneficios que no están disponibles en la implementación existente.

¿Para qué se utiliza el ERP en las industrias?

El software ERP se puede utilizar en cualquier industria para ayudar a una empresa a ser más eficiente. Proporciona una herramienta de comunicación efectiva que puede administrar la información entre los departamentos internos y externos; ayuda con las actividades diarias para gestionar proyectos, rastrea el cumplimiento de las pautas y maneja las complejidades del día a día que requiere el correcto funcionamiento de una empresa. 

Debido a las raíces del ERP en manufactura, existen sólidos Sistemas ERP Específicos que se adaptan a las diversas industrias manufactureras. Los sistemas de software ERP son muy diversos y son elementos cruciales en muchas industrias, que incluyen sin limitarse a:

  • Manufactura
  • Maquinaria Industrial y Componentes

  • Construcción y Mejoras en el Hogar

  • Electrónica y Tecnologia

  • Automotriz

  • Aeroespacial y Defensa

  • Salud, Farma y Ciencias de la Vida

  • Agronegocios, Granja y Agricultura

  • Alimentos y Bebidas

  • Salud y Hospitalidad

  • Ropa, Bienes de Consumo y Retail

Con el tiempo, los sistemas ERP han crecido para incluir soporte a otras aplicaciones y "módulos ERP" que apoyan la función comercial diaria. En muchos sistemas ERP, estas áreas funcionales comunes se agrupan en módulos ERP, incluyendo, entre otros:

  • Contabilidad Financiera
  • Contabilidad de Gestión
  • Recursos Humanos
  • Manufactura
  • Otros Procesamientos
  • Gestión de la Cadena de Suministro
  • Gestión de Proyectos
  • Gestión de la Relación con Clientes (CRM)
  • Servicios de Datos
 

¿Cuándo es que su empresa necesita un ERP?

El desarrollo empresarial a menudo se centra en objetivos que coinciden con el crecimiento a corto y largo plazo de una empresa, así como con el análisis de posibles desafíos comerciales. Analizar regularmente los sistemas y procesos ayuda a identificar cuándo una empresa puede necesitar un sistema ERP.

Se considera la integración de una solución ERP cuando los sistemas y procesos comerciales existentes fallan y:

  • Ya no funcionan o funcionan ineficientemente (estrangulamiento / cuello de botella)
  • Ya no apoyan el crecimiento de la empresa.

  • No se cumple con los requisitos de seguridad actuales para mitigar el riesgo

Identificar los procesos dañados es importante para lograr el progreso y encontrar áreas de mejora en la empresa. A continuación algunos ejemplos de oportunidades que pueden indicar que un proceso ya no respalda el crecimiento de la compañía:

  • Usan / confían en gran medida en bases de datos / hojas de cálculo / programas independientes que requieren procesos manuales para la gestión de datos y no se sincronizan regularmente.
  • La información y el análisis son difíciles de acceder y / o están desactualizados.

  • Los procesos diarios , como la contabilidad en papel, los informes financieros, etcetera, dificultan o requieren mucho tiempo.

  • Las ventas y la experiencia del cliente sufren debido a datos inexactos o incompletos causando mala reputación de los servicios y falta de confiabilidad.

  • Los procesos de TI son ineficientes / complejos / complicados. Los sistemas existentes tienen poca escalabilidad, son soluciones heredadas de sistemas fragmentados.

  • El tiempo de TI se dedica a reparar / parchar sistemas heredados para tratar de mantenerlos al día con el crecimiento.

  • No soporta tecnologías nuevas y avanzadas como IoT, inteligencia artificial, etc.

Una vez que se identifican los procesos dañados, las empresas pueden dar los siguientes pasos para superar estos desafíos comerciales y apoyar el crecimiento empresarial.
 

 

¿Cómo puede el ERP ayudar a mejorar y crecer un negocio?

Los sistemas ERP se utilizan para ayudar a las empresas de todos tamaños, desde las pequeñas hasta las más grandes, a superar los desafíos comerciales. Es posible que las primeras prácticas comerciales ya no sigan el ritmo de la creciente demanda y requieran herramientas administrativas más eficientes; como es el ERP, para gestionar de manera efectiva los sistemas y recursos de una organización.

Los sistemas de software ERP proporcionan muchos beneficios para la salud y el crecimiento de un negocio.

Los beneficios y el valor de negocio del ERP

  • Ahorro de costos y eficiencia del ROI mejorados: Mayor productividad y eficiencia como resultado de la integración y automatización que se logra con el software ERP.
  • Mejora la retroalimentación empresarial: Mejora la toma de decisiones con una única fuente de datos alimentada con la verdad y en tiempo real.
  • Gestiona el cumplimiento normativo: Gestiona y supervisa el cumplimiento de las normas reguladoras, e incluso configura alertas por incumplimiento.
  • Mitiga y reduce el riesgo: Automatiza las operaciones comerciales esenciales, las tareas manuales y los reportes. Reduce los errores humanos liberando tiempo de los empleados y recursos.
  • Mejora la colaboración: Rompe las barreras de comunicación con una colaboración y coordinación eficientes mejorando la eficiencia del trabajo.
    Mejore la confiabilidad de la cadena de suministro y la red de distribución. Usar el MRP basado en la demanda pronostica la oferta y la demanda, y lo prepara para fluir con los pedidos y la cadena de suministro.
  • Escalabilidad: La infraestructura consistente para operaciones optimizadas puede crecer a medida que crece su negocio.
  • Optimize la gestión de clientes y socios de negocio: servicio, gestión de relaciones con los clientes, así como de socios y proveedores con retroalimentación desde información compartida y sin interrupciones.
 

Cómo seleccionar un sistema ERP

Elegir e implementar un sistema ERP puede ser un reto con muchas opciones de soluciones de software a elegir. Al seleccionar un sistema ERP, es importante que el software satisfaga las necesidades y los objetivos de su empresa al tiempo que cuenta con el soporte requerido para implementar el ERP.

Compartimos una lista de verificación rápida para ayudarle a revisar la primera comparación de sistemas ERP; y que ayuda a reducir sus opciones.

 

Lista de verificación para seleccionar un ERP

¿El software / proveedor de ERP que se está considerando:

  • ¿Cumple con los requisitos de su sistema?
  • ¿Cumple / se alinea con los objetivos de la empresa?
  • ¿Integra / es compatible con sistemas existentes?
  • ¿Tiene una red / disponibilidad de socios para soporte local?
  • ¿Ofrece opciones de capacitación / soporte?
  • ¿Tiene referencias y recomendaciones de clientes?
  • ¿Mejora y desarrolla continuamente para utilizar nuevas tecnologías y adaptarse a los desafíos? 

Una vez que las opciones de ERP se han reducido a soluciones que son las más compatibles con sus sistemas y objetivos de negocio; pudiera ser útil revisar los beneficios y las características de dichos sistemas con los tomadores de decisiones clave en la organización. Tener el conocimiento y el apoyo de estos tomadores de decisiones puede impulsar la adopción y el apoyo de una implementación ERP en toda la organización.

 

Comenzando con su ERP

¿No está seguro de dónde comenzar (o continuar) en su jornada ERP? Ya sea que haya llegado el momento de migrar a la nube o si desea que alguien le ayude a agilizar sus procesos comerciales; nuestro equipo global de expertos en ERP está listo para ayudarlo.