ALTKIN

Le challenge :

CENTRALISER LA PLANIFICATION DES PRÉVISIONS

Altkin souhaitait centraliser la planification des prévisions des ventes et impliquer, à la fois les équipes commerciales et tous les départements Supply Chain des différents sites, dans les « remontées » d’informations.

Les objectifs étaient :

• Améliorer la fiabilité des prévisions des ventes, dans un contexte de marché volatile et très concurrentiel,
• Diminuer le niveau des stocks tout en optimisant le taux de service client,
• Optimiser le travail du Demand Planner, pour lui permettre de consacrer plus de temps à des tâches à forte valeur ajoutée,
• Utiliser le résultat des analyses de prévisions des ventes comme point d’entrée du processus S&OP,
• Une mise en œuvre de la solution en moins de 6 mois.

La solution :

UN PROCESSUS S&OP (SALES & OPERATIONS PLANNING) POUR UNE VISION GLOBALE

Altkin a fait appel à un cabinet extérieur pour mettre en place un processus S&OP structuré. « Nous n’avions qu’une vision parcellaire de notre activité , » explique Simon Brichet. « Nous avions un PIC (Plan Industriel et Commercial) non formalisé. La base était nos réunions d’informations internes, des fichiers Excel et des analyses croisées. La direction souhaitait impliquer tous les services qui interviennent dans un processus de développement produit : commercial, marketing, supply chain, fabrication et direction générale. Une organisation qui allait nous permettre de définir une stratégie industrielle et commerciale fondée sur l’expertise de chacun et des données centralisées. Un véritable projet collaboratif ! ». QAD DSCP est un élément clé du nouveau cadre S&OP.

Le processus S&OP a d'abord été mis en place pour les produits d'encre laser d'Altkin. "Nous avons impliqué le directeur des ventes dans le projet dès le début et avons procédé à un transfert de responsabilité de la chaîne d'approvisionnement vers le département des ventes. Il était essentiel que l'équipe commerciale s'approprie à la fois le processus et les outils", explique M. Brichet.

Les 5 étapes du processus S&OP comprennent :

• Planification de la sortie des nouveaux produits,
• Transmission des plans des besoins au Demand Planner afin qu’il l’intègre à son plan existant,
• Gestion du Programme Directeur de Production en fonction des informations (nouvelles et existantes),
• Gestion des conflits de 1er niveau entre la demande et les ressources, gestion des impacts sur les plans de production ou les finances, arbitrage fait par la direction générale,
• Revues mensuelles par chaque direction : achat, finance, marketing, commerciale, production, etc.

« Ce processus nous permet, aujourd’hui, d’avoir une vision globale de notre activité, une vue d’ensemble, donc de mieux la gérer au quotidien. Ce qui n’était pas possible auparavant. Nous savons ajuster notre plan stratégique aux besoins opérationnels. Nous garantissons, de fait, le respect du plan de vente, la gestion des stocks, la planification de la production et donc, notre taux de service clients. » confirme Simon Brichet.

Un apport important pour Altkin qui déploie maintenant le processus S&OP pour d’autres activités du groupe.

« Nous avons remis à plat l’ensemble de nos processus, notamment en ce qui concerne les Systèmes d’Information. Nous avons homogénéisé nos ERP, » détaille Simon Brichet. « Notre Direction Générale s’est fortement impliquée dans le projet. Nous avons mis en place des équipes mixtes : direction informatique et métier, commerciale, supply chain afin d’assurer une cohérence entre les différents besoins et les livrables attendus de chaque service.

La flexibilité de la solution de QAD DSCP a été, également, un vecteur de réussite. Demand Planning couvre aujourd’hui 100% des besoins fonctionnels d’ALTKIN. Dernier point, et non des moindres, la formation qui a su rendre la force de vente totalement autonome quant à l’utilisation de la solution. « Nos commerciaux sont, aujourd’hui, également des prévisionnistes. Ils nous aident à enrichir notre base de données centralisée. L’ergonomie et la simplicité d’utilisation de Demand Planning ont concouru largement à cette prise en main rapide. »

Les bénéfices :

ALTKIN A UNE VISION PLUS LARGE ET PLUS CLAIRE DE LA DEMANDE DES CLIENTS

La partie B2C (business to consumer) d’Alkin qui est sur des cycles courts, bénéficie d’une prévision précise. Quant au BtoB (business to business), l’adéquation entre les besoins indépendants et dépendants (connaissance du marché et gestion des stocks en fonction des nécessités) est pérenne, ce qui permet à l’entreprise d’avoir un taux de satisfaction global de 95%.

« Nous avons atteint, en quelques mois, une véritable stabilité et fiabilité quant à nos prévisions des ventes et à notre gestion des stocks, » indique Simon Brichet. « Lorsqu’on sait qu’Altkin expédie chaque jour 600 colis, soit 9 tonnes de produits, on se rend compte de l’amélioration que cela représente pour notre équipe logistique. »

Les informations circulent et sont partagées par les différents sites de façon collaborative. Cela permet à Altkin d’enrichir sa base de données pour perfectionner ses prévisions de ventes. Ce qui est déjà vérifié sur les produits phares de sa gamme, malgré un marché très volatile. « Les rapports que nous pouvons obtenir, via Demand Planning, nous permettent de maîtriser l’évolution de nos prévisions. Chose difficile auparavant, » ajoute-t-il.

« La flexibilité de Demand Planning nous permettra de nous adapter, de façon continue, à notre évolution et au développement de l’entreprise, » explique Simon Brichet. « Les cycles de vie des produits sont de plus en plus courts, le renouvellement des modèles d’imprimantes est constant et rapide. Il nous faut donc être très réactif, toujours en veille et développer nos nouveaux produits de manière efficace sachant que les développements produits sont toujours multi-sites. »

« Si nous devions résumer la stratégie d’ARMOR, elle est très simple : mettre à disposition du marché des produits utiles qui s’inscrivent dans une démarche volontaire de développement durable. Il faut donc que nous mettions en place les bons outils pour nous permettre de nous concentrer sur notre métier : la conception de produits innovants. Mais surtout, il faut que ces solutions puissent accompagner notre stratégie d’entreprise. Grâce à QAD DSCP nous avons le sentiment d’y être parvenus. »

*Altkin était auparavant connu sous le nom d'ARMOR Print Solutions